Sistema de Controle de Produção: Como Controlar o Planejado x Realizado

O que significa planejado x realizado na produção?

Comparar o planejado com o realizado é uma das formas mais práticas de entender se a produção está acontecendo de acordo com aquilo que foi programado. Essa análise permite verificar se as metas estabelecidas antes do início da fabricação realmente foram cumpridas e, principalmente, identificar onde ocorreram diferenças durante o processo.

A produção planejada representa aquilo que a empresa pretende fabricar dentro de determinado período. Esse planejamento pode considerar um dia, uma semana, um mês ou até períodos maiores, dependendo da operação. Nele são definidas informações como quantidade esperada, prazo, materiais necessários, disponibilidade de máquinas e tempo previsto para execução.

Por exemplo, uma indústria pode programar a fabricação de 1.000 unidades de determinado produto durante um turno de trabalho. Para isso, o planejamento considera a capacidade das máquinas, a quantidade de matéria-prima disponível, o tempo necessário em cada operação e a quantidade de pedidos que precisam ser atendidos.

O realizado, por outro lado, mostra aquilo que efetivamente aconteceu no chão de fábrica. No mesmo exemplo, a empresa pode ter planejado produzir 1.000 unidades, mas terminar o turno com apenas 850 unidades concluídas.

Nesse caso, existe uma diferença de 150 unidades entre aquilo que era esperado e o resultado obtido.

Essa diferença não significa necessariamente que houve apenas um problema. Diversos fatores podem interferir na produção, como:

• parada inesperada de uma máquina;

• falta de determinado material;

• aumento do tempo de fabricação;

• necessidade de retrabalho;

• quantidade maior de perdas;

• atraso em uma etapa anterior;

• mudança na prioridade das ordens;

• produção abaixo da capacidade esperada.

Por isso, comparar planejado e realizado não deve servir somente para verificar se uma meta foi atingida. O mais importante é compreender por que determinado resultado ficou diferente do esperado.

Produção planejada funciona como referência

O planejamento estabelece uma referência para que a empresa consiga organizar melhor sua rotina produtiva. Sem essa base, torna-se mais difícil avaliar se a quantidade fabricada está adequada, se os prazos estão sendo cumpridos ou se determinados processos estão demorando mais do que deveriam.

Imagine, por exemplo, que uma ordem de produção deveria ser concluída em seis horas. Ao registrar a execução, a empresa percebe que foram necessárias nove horas. Essa diferença merece atenção, principalmente quando acontece de maneira recorrente.

Pode existir algum gargalo na operação, uma máquina com produtividade inferior ao esperado ou até um tempo padrão que não representa mais a realidade da fábrica.

Um sistema de controle de produção pode ajudar justamente a reunir essas informações, permitindo visualizar aquilo que foi programado e comparar com os dados registrados durante a execução.

Produção realizada mostra a realidade da operação

Os resultados reais são importantes porque mostram o comportamento da fábrica na prática. É possível ter um planejamento bem estruturado e, ainda assim, encontrar situações inesperadas durante a fabricação.

Por isso, o acompanhamento deve considerar diferentes informações, como:

• quantidade produzida;

• tempo utilizado;

• materiais consumidos;

• perdas registradas;

• ordens concluídas;

• atrasos;

• etapas pendentes;

• tempo de parada.

Quanto mais confiáveis forem esses registros, mais clara será a análise entre previsão e resultado.

Se a empresa planejou fabricar 500 peças utilizando 250 quilos de matéria-prima, mas consumiu 290 quilos, por exemplo, existe uma diferença que precisa ser investigada. Ela pode estar relacionada a perdas, ajustes de máquina, problemas na matéria-prima ou outra situação ocorrida durante o processo.

Por que acompanhar o planejado x realizado na produção?

O acompanhamento frequente ajuda a empresa a perceber rapidamente quando a execução começa a se afastar do que foi programado. Em vez de descobrir um atraso somente no final da ordem, é possível acompanhar sua evolução e tomar decisões enquanto a produção ainda está acontecendo.

Essa visibilidade é especialmente importante em operações que trabalham com várias ordens simultaneamente, diferentes etapas produtivas e prazos definidos para entrega.

Quando não existe acompanhamento, pequenos atrasos podem se acumular. Uma ordem atrasada pode ocupar uma máquina que seria utilizada em outra produção, interferindo na programação seguinte e criando um efeito em cadeia.

Identificação rápida de atrasos

Uma das principais vantagens dessa comparação é descobrir atrasos antes que eles comprometam toda a programação.

Considere uma ordem com produção planejada de 800 unidades durante um período de oito horas. Após quatro horas, apenas 250 unidades foram fabricadas.

Mesmo que a ordem ainda não esteja atrasada oficialmente, o ritmo observado indica que existe risco de o objetivo não ser alcançado dentro do prazo.

Nesse momento, a empresa pode investigar a situação e verificar se existe alguma dificuldade na operação.

Essa análise permite agir com mais antecedência, evitando que o problema seja percebido somente depois do prazo previsto.

Detecção de problemas de produtividade

A comparação também ajuda a identificar situações em que uma etapa está produzindo abaixo do esperado.

Se determinada máquina normalmente fabrica 100 unidades por hora, mas começou a produzir apenas 70, essa diferença pode indicar alguma alteração importante no processo.

Entre as possíveis causas estão:

• necessidade de manutenção;

• configuração inadequada;

• material com característica diferente;

• aumento dos tempos de preparação;

• excesso de paradas;

• problemas na sequência produtiva.

Ao acompanhar os dados continuamente, fica mais fácil perceber padrões e separar situações isoladas de problemas recorrentes.

Avaliação da capacidade produtiva

Outro benefício é entender se o planejamento realmente está compatível com a capacidade da fábrica.

Uma empresa pode programar volumes que parecem possíveis no papel, mas que não correspondem à capacidade real das máquinas e das etapas produtivas.

Se praticamente todas as ordens terminam abaixo da quantidade planejada, por exemplo, pode ser necessário revisar os parâmetros utilizados na programação.

Isso ajuda a criar metas mais realistas e melhora a previsão dos prazos.

A comparação também pode revelar o cenário contrário. Caso a fábrica produza frequentemente acima do previsto, pode existir uma capacidade disponível que ainda não está sendo considerada adequadamente pelo planejamento.

Redução do acúmulo de ordens

Ordens que permanecem abertas por períodos maiores do que o esperado podem comprometer toda a organização da produção.

Quando existe acompanhamento, o PCP consegue identificar quais ordens estão:

• dentro do prazo;

• próximas do prazo final;

• com produção abaixo da expectativa;

• paradas;

• atrasadas.

Essas informações facilitam a definição de prioridades e ajudam a evitar que várias ordens atrasadas se acumulem ao mesmo tempo.

O uso de um sistema de controle de produção também pode facilitar essa visualização ao centralizar os registros das ordens e permitir o acompanhamento de seu andamento.

Melhor cumprimento dos prazos de produção

Quanto mais próxima a execução estiver do planejamento, maior tende a ser a previsibilidade da operação.

Isso facilita o cumprimento das datas estabelecidas porque a empresa consegue verificar antecipadamente se determinada ordem corre risco de atraso.

Se um produto deveria estar pronto em cinco dias, por exemplo, mas após três dias apenas 40% da produção foi concluída, já existe um sinal de atenção.

A empresa pode então avaliar alternativas, como reorganizar a sequência produtiva, ajustar prioridades ou investigar a origem da baixa produtividade.

Apoio às decisões do PCP

O Planejamento e Controle da Produção depende de informações confiáveis para organizar as próximas ordens. Quando os dados reais são registrados e comparados com o planejamento, o PCP passa a trabalhar com uma visão mais próxima da realidade da fábrica.

O histórico permite responder perguntas importantes, como:

• Quanto tempo determinada operação realmente demora?

• Qual é a produção média de uma máquina?

• Em quais etapas ocorrem mais atrasos?

• Quais produtos apresentam maiores diferenças entre previsão e execução?

• A capacidade planejada corresponde à capacidade real?

• Existem ordens frequentemente concluídas fora do prazo?

Essas respostas ajudam a melhorar as próximas programações.

Se inicialmente uma empresa estimava produzir 1.000 unidades por turno, mas o histórico mostra uma média consistente de 850 unidades, por exemplo, o planejamento pode ser revisado para trabalhar com parâmetros mais realistas.

Dessa forma, a análise de planejado x realizado deixa de ser apenas uma conferência de resultados e passa a fornecer informações que ajudam a organizar melhor a produção, identificar desvios e tornar as decisões do PCP mais precisas.

Quais informações devem ser planejadas antes da produção?

Antes de iniciar uma ordem de fabricação, é importante definir com clareza o que será produzido, em qual quantidade, quando o processo deve começar e quais recursos serão necessários. Esse planejamento cria uma referência para acompanhar a execução e ajuda a reduzir situações como falta de materiais, sobrecarga de máquinas e atrasos.

Quanto mais completas forem as informações utilizadas nessa etapa, maior será a capacidade da empresa de organizar sua operação e comparar posteriormente o que foi previsto com aquilo que realmente aconteceu.

Quantidade a produzir

Um dos primeiros dados a serem definidos é a quantidade que precisa ser fabricada.

Esse volume pode ser determinado com base em pedidos, necessidade de reposição de estoque, previsão de demanda ou programação interna da fábrica.

Por exemplo, se existem pedidos que totalizam 800 unidades de determinado produto, a ordem pode ser planejada considerando essa necessidade, além de possíveis quantidades adicionais definidas pela empresa.

É importante evitar programações que não considerem a capacidade real da operação. Planejar 2.000 unidades para um período em que a fábrica consegue produzir apenas 1.200 pode gerar uma programação difícil de cumprir.

Data de início e previsão de conclusão

Toda ordem precisa ter um período previsto para execução. A data de início mostra quando a fabricação deve começar, enquanto a previsão de conclusão indica quando o produto deverá estar pronto.

Essas informações ajudam a organizar a sequência das ordens e verificar se os prazos são compatíveis com a capacidade disponível.

Para estabelecer uma previsão mais adequada, é importante considerar:

• tempo necessário para preparação;

• duração das etapas produtivas;

• disponibilidade das máquinas;

• existência dos materiais;

• ordens já programadas;

• possíveis tempos de movimentação entre operações.

Com essas informações, o PCP consegue criar uma programação mais próxima da realidade da fábrica.

Materiais necessários para fabricar

Outro ponto essencial é saber quais matérias-primas, componentes e insumos serão utilizados.

Antes de liberar a produção, a empresa pode verificar:

• quais materiais fazem parte do produto;

• quantidade necessária de cada item;

• saldo disponível no estoque;

• materiais já reservados para outras ordens;

• necessidade de reposição.

Imagine que uma ordem exija 500 quilos de determinada matéria-prima, mas o estoque tenha apenas 300 quilos disponíveis. Se essa informação não for identificada antes do início, a fabricação poderá ser interrompida.

Por isso, o planejamento de materiais precisa estar alinhado à programação.

Etapas do processo produtivo

Também é importante definir o caminho que o produto deverá percorrer até ficar pronto.

Dependendo da indústria, uma ordem pode passar por operações como:

• corte;

• preparação;

• montagem;

• usinagem;

• pintura;

• acabamento;

• inspeção;

• embalagem.

Conhecer essa sequência permite estabelecer onde cada atividade será realizada e quanto tempo poderá ser necessário.

Além disso, facilita a identificação de gargalos. Quando uma etapa possui capacidade inferior às demais, ela pode limitar todo o fluxo produtivo.

Máquinas e equipamentos necessários

O planejamento deve considerar quais recursos serão utilizados durante a fabricação.

Não basta saber que determinada máquina é capaz de executar uma operação. É necessário verificar se ela estará disponível no período programado.

Uma máquina pode estar comprometida com outra ordem, parada para manutenção ou operando próxima do limite de capacidade.

Por isso, a programação precisa considerar a disponibilidade dos equipamentos para evitar que várias ordens dependam do mesmo recurso ao mesmo tempo.

Tempo previsto de produção

O tempo estimado é uma das principais referências para comparar planejamento e execução.

A empresa pode definir quanto tempo cada etapa deve levar e qual será a duração total da ordem.

Por exemplo:

• preparação: 30 minutos;

• corte: 2 horas;

• montagem: 3 horas;

• acabamento: 1 hora;

• inspeção: 30 minutos.

Nesse exemplo, o tempo previsto seria de aproximadamente sete horas, considerando as atividades apresentadas.

Quando um sistema de controle de produção registra essas previsões, torna-se mais fácil comparar posteriormente o tempo esperado com o tempo realmente utilizado.

Capacidade disponível

Antes de confirmar uma programação, é necessário avaliar se a fábrica possui capacidade suficiente para atender ao volume previsto.

Essa capacidade pode ser analisada considerando horas disponíveis, equipamentos, ritmo de fabricação e ordens já programadas.

Se uma máquina possui 40 horas disponíveis durante a semana e as ordens planejadas exigem 55 horas, existe uma diferença que precisa ser resolvida antes da execução.

Essa análise permite reorganizar datas, distribuir atividades ou rever prioridades antes que o atraso aconteça.

Como registrar o que realmente aconteceu na produção?

Planejar é importante, mas também é necessário registrar aquilo que ocorreu durante a fabricação. Esses apontamentos mostram a realidade da operação e fornecem informações para avaliar produtividade, atrasos, consumo de materiais e cumprimento das ordens.

Sem registros confiáveis, a empresa pode saber quanto pretendia produzir, mas terá dificuldade para entender exatamente como a fabricação aconteceu.

Quantidade efetivamente produzida

Ao longo ou no final da ordem, deve ser registrada a quantidade que realmente foi fabricada.

Se a programação previa 1.000 unidades e foram concluídas 930, essa informação precisa ficar registrada.

A diferença de 70 unidades pode ser investigada posteriormente para entender sua origem.

Além da quantidade total, algumas empresas também acompanham produções parciais. Isso permite observar o avanço da ordem durante sua execução.

Horários de início e término

Registrar quando uma atividade começou e terminou ajuda a entender o tempo real utilizado.

Se uma ordem estava prevista para começar às 8h, mas teve início às 10h, existe um atraso de duas horas que pode afetar o restante da programação.

O mesmo vale para o término.

Esses registros ajudam a diferenciar um problema de produtividade de um atraso causado antes mesmo do início da fabricação.

Tempo utilizado em cada etapa

Além do período total, é interessante acompanhar quanto tempo foi gasto em cada operação.

Imagine uma peça que passa por corte, montagem e acabamento. Caso o corte fique dentro do planejado, mas a montagem demore duas horas além da previsão, torna-se mais simples identificar onde está o desvio.

Essa análise pode revelar gargalos que não seriam percebidos observando apenas o tempo total da ordem.

Materiais realmente consumidos

O consumo real também deve ser registrado para comparação com a quantidade prevista.

Se a ficha de produção indicava a necessidade de 200 quilos de matéria-prima, mas foram consumidos 225 quilos, existe uma diferença de 25 quilos.

A empresa pode investigar se ela ocorreu devido a:

• perdas durante o processo;

• ajustes de máquina;

• refugos;

• retrabalho;

• consumo registrado incorretamente;

• variação do processo produtivo.

Esse acompanhamento ajuda a melhorar tanto o planejamento de materiais quanto a análise dos custos.

Perdas e refugos

Nem tudo aquilo que entra no processo produtivo necessariamente se transforma em produto acabado.

Por isso, perdas e refugos devem ser registrados separadamente.

Se foram produzidas 1.000 peças, mas 40 foram consideradas inadequadas, é importante saber que apenas 960 unidades poderão seguir normalmente no processo.

O registro das perdas também permite analisar sua frequência e verificar se determinados produtos ou etapas apresentam índices acima do esperado.

Paradas de máquinas

Uma produção pode ficar abaixo da meta mesmo quando o processo está corretamente planejado. Paradas inesperadas podem reduzir significativamente o tempo disponível.

Entre os motivos podem estar:

• falhas no equipamento;

• ajustes;

• falta de material;

• troca de ferramentas;

• espera por outra etapa;

• necessidade de manutenção.

Registrar duração e motivo das paradas ajuda a entender por que determinada ordem demorou mais do que o previsto.

Retrabalhos realizados

Quando um item precisa retornar a uma etapa para correção, ocorre um retrabalho.

Esse processo pode aumentar o consumo de materiais, ocupar novamente máquinas e elevar o tempo necessário para finalizar a ordem.

Por isso, o retrabalho deve fazer parte dos registros da produção.

Se determinada operação apresenta retrabalhos com frequência, os dados históricos podem ajudar na investigação das causas e na revisão do processo.

Situação da ordem de produção

Por fim, é importante manter atualizado o status de cada ordem.

Algumas situações comuns são:

• aguardando início;

• em produção;

• parcialmente concluída;

• aguardando material;

• parada;

• concluída;

• cancelada.

Com um sistema de controle de produção, essas informações podem ficar centralizadas, permitindo acompanhar com mais facilidade o andamento das ordens e comparar o que foi planejado com aquilo que realmente ocorreu no chão de fábrica.

Como comparar produção planejada e realizada?

Comparar a produção planejada com a realizada permite entender se aquilo que foi programado realmente aconteceu dentro das condições esperadas. Essa análise não deve observar apenas a quantidade final produzida. Também é importante considerar tempo, consumo de materiais, prazos, custos e o comportamento de cada ordem ao longo do processo.

Quando essas informações são analisadas em conjunto, a empresa consegue identificar onde estão os principais desvios e quais fatores estão interferindo no desempenho da operação.

O objetivo não é apenas descobrir que houve uma diferença, mas compreender por que ela aconteceu e utilizar essa informação para tornar os próximos planejamentos mais realistas.

Comparação da quantidade produzida

A quantidade é um dos indicadores mais simples para iniciar a análise.

A empresa compara o volume que deveria ser produzido com aquilo que efetivamente foi concluído.

Por exemplo:

• quantidade planejada: 1.000 unidades;

• quantidade realizada: 850 unidades;

• diferença: 150 unidades;

• percentual realizado: 85% da meta.

Nesse cenário, a produção ficou abaixo do esperado. A próxima etapa é entender o motivo.

A diferença pode ter ocorrido devido a uma parada de máquina, falta de materiais, perdas durante a fabricação ou produtividade menor do que aquela considerada na programação.

Também pode ocorrer o contrário. Caso tenham sido planejadas 1.000 unidades e a fábrica consiga produzir 1.100, é importante entender por que a produtividade ficou acima da previsão.

Isso pode indicar que a capacidade real é maior do que aquela utilizada no planejamento.

Comparação do tempo previsto com o tempo realizado

Outro ponto importante é avaliar quanto tempo a produção deveria levar e quanto tempo realmente foi necessário.

Imagine uma ordem que foi programada para ser concluída em oito horas, mas precisou de dez horas.

Nesse caso, existe um desvio de duas horas.

Essa diferença pode estar relacionada a diversas situações, como:

• preparação mais demorada;

• parada inesperada;

• baixa velocidade de uma máquina;

• retrabalho;

• espera por materiais;

• atraso entre etapas;

• dificuldade durante a fabricação.

Analisar apenas o tempo total pode não ser suficiente. Quando possível, é interessante comparar também o tempo previsto e realizado em cada etapa.

Se uma ordem possui quatro operações e apenas uma delas apresenta atrasos frequentes, provavelmente existe um ponto específico do processo que precisa receber atenção.

Comparação do consumo de materiais

A quantidade de matéria-prima utilizada também deve ser comparada com aquilo que havia sido previsto.

Suponha que determinada produção tenha sido planejada para utilizar 500 quilos de material. Ao final da ordem, o consumo registrado foi de 560 quilos.

Existe uma diferença de 60 quilos que precisa ser analisada.

Algumas perguntas podem ajudar nessa investigação:

• Houve aumento das perdas?

• Foram produzidas peças com defeito?

• Ocorreu retrabalho?

• O cadastro do consumo previsto está correto?

• A quantidade realmente utilizada foi registrada adequadamente?

• Houve alteração no processo produtivo?

Esse tipo de comparação ajuda a melhorar o planejamento de materiais e pode revelar desperdícios que passam despercebidos quando apenas a quantidade final produzida é analisada.

Um sistema de controle de produção pode facilitar esse acompanhamento ao reunir informações planejadas e registros feitos durante a execução das ordens.

Análise dos prazos da produção

Além da duração da atividade, é necessário observar se a ordem começou e terminou nas datas previstas.

Uma produção pode utilizar exatamente o número de horas planejado e ainda assim terminar atrasada.

Por exemplo, uma ordem deveria iniciar na segunda-feira, mas começou somente na quarta-feira devido à indisponibilidade de uma máquina. Mesmo que o tempo de fabricação tenha permanecido dentro do esperado, a data final poderá ser comprometida.

Por isso, a análise dos prazos deve considerar:

• data prevista de início;

• data real de início;

• data prevista de conclusão;

• data real de conclusão;

• tempo de atraso;

• motivo da diferença.

Esse acompanhamento é especialmente importante quando diferentes ordens dependem dos mesmos recursos produtivos.

O atraso de uma ordem pode interferir nas próximas e provocar acúmulo de atividades ao longo da programação.

Comparação dos custos previstos e reais

A análise também pode incluir os custos relacionados à produção.

Antes da fabricação, a empresa pode estimar determinado valor considerando materiais, tempo de máquina, operações produtivas e outros elementos utilizados no processo.

Depois da conclusão da ordem, esses valores podem ser comparados com os custos efetivamente registrados.

Por exemplo:

• custo previsto: R$ 10.000;

• custo realizado: R$ 11.500;

• diferença: R$ 1.500.

Nesse caso, é importante descobrir de onde veio o aumento.

A diferença pode estar relacionada ao consumo adicional de matéria-prima, aumento do tempo utilizado, perdas, refugos ou retrabalhos.

Essa comparação ajuda a avaliar se o processo está funcionando dentro dos parâmetros esperados.

Como identificar as principais diferenças?

Depois de comparar os indicadores, o próximo passo é identificar quais desvios realmente precisam de atenção.

Nem toda diferença possui a mesma importância.

Uma variação pequena e isolada pode fazer parte da dinâmica normal da operação. Entretanto, diferenças grandes ou recorrentes precisam ser investigadas.

Uma forma prática de fazer isso é organizar os desvios por impacto.

Por exemplo:

• quantidade abaixo do planejado;

• tempo acima do previsto;

• consumo excessivo de materiais;

• quantidade elevada de perdas;

• custo superior ao esperado;

• atraso na conclusão;

• aumento de retrabalhos.

Também é importante observar a frequência.

Se determinada etapa sempre utiliza cerca de 20% mais tempo do que o planejamento prevê, pode existir um problema nos parâmetros utilizados para programar essa atividade.

Nesse caso, talvez seja necessário revisar o tempo padrão em vez de considerar todas as ordens como atrasadas.

Análise por produto

A comparação pode ser feita individualmente para cada produto.

Essa visão é útil para identificar itens que apresentam maiores dificuldades de fabricação.

Um produto pode registrar frequentemente:

• consumo acima do previsto;

• maior índice de perdas;

• tempo elevado de processamento;

• necessidade frequente de retrabalho;

• diferença entre quantidade planejada e concluída.

Ao identificar esse padrão, a empresa pode analisar a estrutura do produto, as etapas necessárias ou os parâmetros utilizados no planejamento.

Análise por ordem de produção

Outra possibilidade é acompanhar os resultados de cada ordem individualmente.

Essa análise permite verificar exatamente o que aconteceu durante determinada fabricação.

Por exemplo, uma ordem pode apresentar:

• 1.500 unidades planejadas;

• 1.420 unidades produzidas;

• 16 horas previstas;

• 19 horas realizadas;

• consumo de material 5% acima da estimativa;

• conclusão com um dia de atraso.

Essas informações oferecem uma visão mais completa do desempenho daquela ordem e ajudam a investigar as causas das diferenças.

Análise por período

Além das análises individuais, também é importante observar o comportamento da produção ao longo do tempo.

A empresa pode comparar informações diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Por exemplo, durante determinado mês foram planejadas 50.000 unidades e efetivamente produzidas 47.500.

Essa visão ajuda a perceber tendências que podem não aparecer quando cada ordem é analisada isoladamente.

Ao acompanhar vários períodos, torna-se possível observar se os resultados estão melhorando, permanecendo estáveis ou se afastando das metas.

Com um sistema de controle de produção, essas comparações podem ser organizadas de maneira mais estruturada, facilitando a análise por produto, ordem, etapa ou período e permitindo que o planejamento seja ajustado com base nos resultados reais da fábrica.

Exemplos de comparação entre planejado e realizado

A comparação entre aquilo que foi planejado e o que realmente aconteceu ajuda a identificar desvios na produção e entender quais pontos precisam de análise. Veja um exemplo prático:

Esses dados podem ser analisados individualmente ou em conjunto. Por exemplo, quando a quantidade produzida fica abaixo do planejado ao mesmo tempo em que as horas de máquina aumentam, pode existir um problema de produtividade, uma parada não prevista ou uma etapa que esteja consumindo mais tempo.

Da mesma forma, quando o consumo de matéria-prima e as perdas aumentam simultaneamente, é importante verificar se ocorreram refugos, retrabalhos ou desperdícios durante a fabricação.

Um sistema de controle de produção pode facilitar essa comparação ao centralizar os registros previstos e realizados, permitindo que os responsáveis acompanhem as diferenças e identifiquem os pontos que mais impactam o desempenho produtivo.

Quais são as principais causas de diferenças entre planejado e realizado?

Nem sempre a produção acontece exatamente como foi programada. Mesmo quando existe uma boa organização prévia, diferentes fatores podem alterar quantidades, prazos, consumo de materiais e custos ao longo da fabricação.

Por isso, quando o resultado real fica distante do esperado, é importante identificar a origem da diferença em vez de analisar apenas o número final.

Entender as causas dos desvios ajuda a melhorar os próximos planejamentos e permite que a empresa trabalhe com parâmetros mais próximos da realidade da fábrica.

Falta de matéria-prima

A indisponibilidade de materiais é uma das causas mais comuns de interrupções na produção.

Uma ordem pode estar corretamente programada, com máquinas e etapas definidas, mas não poderá avançar caso algum componente necessário esteja em falta.

Essa situação pode acontecer devido a:

• atraso de fornecedor;

• saldo de estoque incorreto;

• consumo maior em ordens anteriores;

• material reservado para outra produção;

• falha na previsão de necessidade;

• perda de matéria-prima durante o processo.

Imagine uma ordem programada para produzir 2.000 unidades, mas que precisa ser interrompida após 1.400 unidades por falta de um componente. Nesse caso, a quantidade realizada ficará abaixo do planejado mesmo que a operação estivesse trabalhando dentro do ritmo esperado.

Por isso, a disponibilidade dos materiais deve ser conferida antes da liberação da produção.

Problemas em máquinas e equipamentos

Falhas em equipamentos também podem provocar diferenças importantes.

Uma máquina que deveria trabalhar durante oito horas pode ficar parada por duas horas devido a uma falha inesperada. Mesmo que o restante do processo esteja organizado, essa indisponibilidade pode reduzir a quantidade produzida e atrasar a conclusão da ordem.

Alguns exemplos incluem:

• quebra de equipamento;

• necessidade de ajuste;

• troca inesperada de ferramenta;

• redução da velocidade de operação;

• manutenção não programada;

• problema de configuração.

Além de registrar que houve uma parada, é importante informar o motivo e sua duração. Isso ajuda a entender quanto aquele evento realmente impactou a produção.

Tempo de produção calculado incorretamente

Outra causa frequente está na própria estimativa utilizada durante o planejamento.

Se uma atividade foi programada para durar quatro horas, mas normalmente precisa de seis, as ordens tendem a aparecer constantemente como atrasadas.

Nesse caso, o problema pode não estar na execução, mas no parâmetro utilizado para planejar.

Os tempos previstos podem ficar desatualizados por diversos motivos, como mudança no processo, alteração de matéria-prima, novos produtos ou diferenças entre a capacidade teórica e a capacidade real.

O histórico das ordens ajuda a revisar essas estimativas.

Falhas no planejamento

O desvio também pode acontecer quando a programação não considera corretamente todos os recursos necessários.

Alguns exemplos são:

• programar duas ordens para a mesma máquina no mesmo horário;

• definir prazos incompatíveis com a capacidade disponível;

• não considerar o tempo de preparação;

• programar volumes superiores à capacidade real;

• desconsiderar etapas intermediárias;

• liberar ordens sem materiais suficientes.

Essas situações podem gerar atrasos mesmo quando o chão de fábrica executa as atividades corretamente.

Por isso, um sistema de controle de produção pode ajudar a organizar informações sobre ordens, recursos, tempos e capacidade, tornando a programação mais estruturada.

Retrabalho

O retrabalho acontece quando um item precisa passar novamente por uma ou mais etapas para correção.

Além de aumentar o tempo de fabricação, ele pode consumir materiais adicionais e ocupar máquinas que estavam previstas para outras ordens.

Por exemplo, se 100 peças precisarem retornar para acabamento, será necessário reservar novamente tempo de máquina e recursos produtivos.

Esse impacto pode provocar:

• aumento da duração da ordem;

• maior consumo de materiais;

• aumento dos custos;

• atraso de outras atividades;

• redução da capacidade disponível.

Por isso, registrar os retrabalhos é fundamental para entender as diferenças entre previsão e resultado.

Perdas acima do esperado

Toda produção pode possuir algum nível previsto de perda, dependendo da atividade realizada.

O problema aparece quando essa quantidade fica muito acima da estimativa.

Se uma ordem foi planejada considerando perda de 2%, mas apresenta 8%, a quantidade de produtos aproveitáveis poderá ficar muito abaixo do esperado.

Além disso, mais matéria-prima pode ser necessária para atingir o volume final desejado.

As perdas podem estar relacionadas a:

• regulagem inadequada;

• defeitos no material;

• falhas no processo;

• cortes incorretos;

• problemas de qualidade;

• erros durante a fabricação.

Acompanhar a frequência desses desvios ajuda a identificar onde eles se concentram.

Mudanças de prioridade

Nem toda diferença ocorre por falha. Algumas acontecem porque a empresa precisa alterar sua programação.

Uma ordem que estava prevista para começar pode ser adiada para liberar uma máquina para outra produção considerada mais urgente.

Quando isso ocorre, as datas planejadas deixam de representar a sequência original.

Por esse motivo, mudanças de prioridade precisam ser registradas. Caso contrário, uma ordem pode aparecer como atrasada sem que fique claro que o adiamento foi uma decisão da própria operação.

Capacidade produtiva insuficiente

Também pode existir uma diferença entre aquilo que a empresa pretende produzir e aquilo que sua estrutura realmente consegue entregar.

Se uma operação possui capacidade para produzir 5.000 unidades por semana, mas são programadas 6.500, o planejamento já começa com um volume difícil de cumprir.

Essa situação pode gerar acúmulo de ordens, atrasos e sobrecarga dos equipamentos.

A análise do histórico ajuda a identificar a capacidade real e permite ajustar os próximos planejamentos de forma mais adequada.

Como o apontamento de produção ajuda nesse controle?

O apontamento de produção é o registro daquilo que realmente aconteceu durante a execução das ordens. Ele transforma as atividades do chão de fábrica em informações que podem ser comparadas com o planejamento.

Sem esses registros, a empresa pode saber o que pretendia fabricar, mas terá dificuldade para entender quanto foi produzido, quanto tempo foi utilizado e quais problemas ocorreram durante o processo.

Registro das atividades realizadas

O primeiro benefício do apontamento é criar um histórico das atividades executadas.

A empresa pode registrar quando determinada operação começou, quando terminou e qual foi sua situação.

Esses dados ajudam a acompanhar o andamento de cada ordem e verificar quais etapas já foram concluídas.

Acompanhamento das quantidades produzidas

Outro ponto importante é registrar a quantidade efetivamente fabricada.

Esse acompanhamento pode acontecer no final de cada etapa ou durante a execução, dependendo do processo.

Por exemplo:

• planejado: 1.500 unidades;

• produzidas até o momento: 900 unidades;

• quantidade restante: 600 unidades.

Essa visão facilita o acompanhamento da evolução da ordem.

Se a quantidade produzida estiver muito abaixo do esperado para aquele momento, já é possível investigar o que está acontecendo.

Registro das perdas

O apontamento também permite separar produção aproveitável de perdas e refugos.

Imagine que uma máquina tenha fabricado 500 peças, mas 30 tenham sido descartadas.

Nesse caso, não basta registrar apenas que 500 unidades passaram pela operação. É necessário informar que somente 470 foram consideradas adequadas.

Esse dado ajuda a compreender o rendimento real da fabricação.

Identificação dos tempos reais

Os horários registrados ajudam a descobrir quanto tempo uma etapa realmente levou.

Se uma operação deveria durar três horas, mas demorou quatro horas e meia, essa diferença passa a fazer parte do histórico.

Quando a mesma situação se repete em várias ordens, pode ser necessário revisar o tempo utilizado no planejamento.

Esses dados tornam as próximas programações mais realistas.

Controle das etapas concluídas

Em processos com várias operações, o apontamento ajuda a visualizar em qual etapa cada ordem se encontra.

Por exemplo, uma ordem pode passar pelas fases de:

• preparação;

• corte;

• montagem;

• acabamento;

• inspeção;

• embalagem.

Ao registrar a conclusão de cada atividade, torna-se mais fácil acompanhar o fluxo da produção e identificar ordens que estão paradas por muito tempo em determinada fase.

Atualização do andamento das ordens

O status da ordem também pode ser atualizado com base nos registros realizados.

Ela pode aparecer como:

• aguardando início;

• em andamento;

• parcialmente produzida;

• parada;

• aguardando material;

• concluída.

Essa atualização melhora a visibilidade da operação e reduz a necessidade de procurar manualmente informações sobre cada ordem.

Com um sistema de controle de produção, esses dados podem ficar centralizados para facilitar a consulta e a comparação com aquilo que foi programado.

Formação de um histórico produtivo

Com o passar do tempo, os apontamentos formam uma base de informações sobre o comportamento real da fábrica.

Esse histórico pode mostrar:

• tempo médio das operações;

• quantidade média produzida;

• etapas com maiores atrasos;

• produtos com mais perdas;

• ordens com maior incidência de retrabalho;

• máquinas com mais paradas;

• diferenças frequentes entre previsão e execução.

A empresa pode utilizar essas informações para ajustar tempos, revisar capacidades e melhorar a programação.

Dessa forma, o apontamento deixa de ser apenas um registro do que já aconteceu. Ele passa a fornecer dados importantes para tornar os próximos planejamentos mais precisos e facilitar a comparação entre o que deveria acontecer e o que realmente aconteceu na produção.

Quais indicadores ajudam a avaliar planejado x realizado?

A comparação entre planejamento e execução se torna mais eficiente quando a empresa utiliza indicadores capazes de transformar os registros da produção em informações fáceis de analisar. Eles ajudam a identificar diferenças de quantidade, tempo, consumo, custos e cumprimento de prazos.

O acompanhamento não precisa envolver dezenas de métricas. O mais importante é escolher indicadores relacionados à realidade da operação e analisá-los com frequência.

Percentual de produção realizada

Esse indicador mostra quanto da quantidade planejada realmente foi produzida.

Por exemplo, se a programação previa 2.000 unidades e foram concluídas 1.800, a empresa realizou 90% da quantidade planejada.

Esse percentual ajuda a identificar rapidamente se a meta foi atingida e permite comparar diferentes ordens ou períodos.

Quando o resultado fica constantemente abaixo da previsão, é importante investigar fatores como:

• capacidade produtiva;

• disponibilidade de materiais;

• desempenho das máquinas;

• perdas;

• retrabalhos;

• tempos utilizados nas operações.

O indicador se torna ainda mais útil quando analisado junto com as causas dos desvios.

Eficiência produtiva

A eficiência produtiva ajuda a entender a relação entre aquilo que era esperado e o resultado efetivamente alcançado.

Uma operação planejada para produzir 100 peças por hora, mas que entrega regularmente 75, apresenta uma diferença que merece análise.

Isso não significa necessariamente que o processo esteja sendo executado de maneira inadequada. O problema pode estar na própria meta utilizada.

Por isso, é importante comparar resultados de diferentes períodos para verificar se existe um comportamento recorrente.

Um sistema de controle de produção pode auxiliar na organização desse histórico e facilitar a identificação de padrões.

Tempo previsto x tempo real

O tempo é um dos indicadores mais importantes para entender a execução da produção.

A comparação pode ser feita tanto para a ordem completa quanto para cada operação.

Imagine uma ordem com oito horas previstas que foi concluída em nove horas e meia. A diferença é de uma hora e meia.

A análise precisa verificar onde esse tempo adicional foi utilizado.

Pode ter ocorrido:

• parada de máquina;

• preparação mais longa;

• troca de ferramenta;

• espera por material;

• baixa produtividade;

• retrabalho;

• atraso entre operações.

Quando o tempo real permanece frequentemente acima da previsão, pode ser necessário revisar os parâmetros utilizados no planejamento.

Índice de perdas

As perdas afetam diretamente a quantidade aproveitável produzida e o consumo dos materiais.

Imagine uma produção de 1.000 peças na qual 80 unidades foram descartadas. Nesse cenário, existe uma perda equivalente a 8% do total fabricado.

Esse percentual pode ser comparado com a perda esperada.

Se o planejamento considerava apenas 2%, existe um desvio relevante que precisa ser investigado.

O acompanhamento permite identificar produtos, operações ou equipamentos que apresentam perdas acima do padrão.

Quantidade de atrasos

Também é importante acompanhar quantas ordens terminaram depois do prazo programado.

Esse indicador pode ser analisado diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Por exemplo:

• 40 ordens programadas;

• 32 concluídas dentro do prazo;

• 8 concluídas com atraso.

Além da quantidade, é importante observar a duração desses atrasos.

Uma ordem atrasada em 30 minutos representa uma situação diferente de outra que terminou três dias depois do previsto.

Ordens concluídas dentro do prazo

Esse indicador complementa a análise dos atrasos e mostra a capacidade da operação de cumprir a programação estabelecida.

Quando a maior parte das ordens termina dentro das datas previstas, existe maior previsibilidade no processo produtivo.

Por outro lado, um percentual baixo pode indicar problemas relacionados à capacidade, programação, materiais ou execução.

Também é interessante observar se os atrasos estão concentrados em determinados produtos ou etapas.

Consumo previsto x consumo real

O consumo de materiais deve ser acompanhado para verificar se a quantidade utilizada corresponde ao que estava previsto.

Por exemplo:

• consumo previsto: 600 kg;

• consumo realizado: 660 kg;

• diferença: 60 kg.

Nesse caso, a empresa deve investigar o motivo do consumo adicional.

Ele pode estar relacionado a perdas, refugos, retrabalhos ou até parâmetros incorretos na estrutura do produto.

Quando essa comparação é feita regularmente, torna-se mais fácil identificar desperdícios e melhorar futuras previsões de materiais.

Custo planejado x custo realizado

Também é possível comparar o valor estimado antes da fabricação com o custo identificado ao final da ordem.

Uma produção planejada em R$ 15.000 pode, por exemplo, terminar com um custo de R$ 17.000.

A diferença pode estar relacionada a diversos fatores, como:

• maior consumo de materiais;

• aumento do tempo produtivo;

• perdas acima do esperado;

• retrabalho;

• utilização adicional de máquinas.

Analisar o custo junto com os demais indicadores ajuda a descobrir quais desvios tiveram maior impacto financeiro na produção.

Como identificar atrasos e gargalos na produção?

Um gargalo ocorre quando determinada etapa possui capacidade ou desempenho inferior à necessidade do fluxo produtivo, limitando o avanço das demais atividades.

Identificar esses pontos é importante porque um problema localizado pode interferir em várias ordens ao mesmo tempo.

A análise deve observar tempos, filas, capacidade dos equipamentos e frequência dos atrasos.

Comparar tempos previstos e realizados

Uma das formas mais simples de identificar problemas é observar quais etapas utilizam constantemente mais tempo do que o planejado.

Imagine um processo com três operações:

• corte previsto para 2 horas e realizado em 2 horas;

• montagem prevista para 3 horas e realizada em 5 horas;

• acabamento previsto para 1 hora e realizado em 1 hora.

Nesse exemplo, a montagem merece maior atenção, pois apresenta a principal diferença.

Se esse comportamento acontecer em diversas ordens, existe um sinal de que essa operação pode estar limitando o fluxo produtivo.

Identificar etapas constantemente atrasadas

Um atraso isolado pode ocorrer devido a uma situação específica. Porém, quando a mesma etapa aparece repetidamente como responsável por atrasos, é necessário avaliar suas causas.

A empresa pode observar:

• frequência do problema;

• duração média dos atrasos;

• produtos afetados;

• máquinas utilizadas;

• quantidade de ordens envolvidas.

Isso ajuda a separar ocorrências pontuais de problemas estruturais.

Verificar filas entre operações

Outro sinal de gargalo é o acúmulo de produtos aguardando uma determinada etapa.

Imagine que o setor de corte consiga processar 500 peças por dia, enquanto a montagem consegue trabalhar apenas com 300.

Nesse cenário, aproximadamente 200 peças podem começar a se acumular entre essas operações.

Mesmo que o corte esteja cumprindo sua programação, o fluxo completo não consegue avançar na mesma velocidade.

O acompanhamento das filas ajuda a identificar onde existe desequilíbrio entre as capacidades das etapas.

Avaliar a capacidade das máquinas

As máquinas também precisam ser analisadas individualmente.

Uma programação pode exigir 50 horas de determinado equipamento durante uma semana em que existem apenas 40 horas disponíveis.

Nesse caso, mesmo que não ocorra nenhuma falha, parte da programação poderá ficar atrasada.

A capacidade deve considerar não apenas o tempo teórico disponível, mas também situações como preparação, manutenção, trocas e paradas previstas.

Identificar setores sobrecarregados

Nem sempre o gargalo está relacionado a uma única máquina. Um setor inteiro pode receber mais ordens do que consegue processar.

Alguns sinais de sobrecarga incluem:

• aumento de ordens aguardando execução;

• prazos cada vez maiores;

• atrasos recorrentes;

• crescimento das filas;

• dificuldade para cumprir a programação.

Quando esses sinais aparecem, é necessário verificar se a carga planejada está compatível com a capacidade disponível.

Observar ordens paradas

Ordens que permanecem muito tempo sem movimentação também podem indicar problemas.

Uma ordem pode estar parada aguardando:

• matéria-prima;

• liberação de equipamento;

• conclusão de outra etapa;

• correção de produto;

• definição de prioridade.

O importante é registrar a razão da parada.

Sem essa informação, a empresa consegue identificar que existe um atraso, mas não consegue descobrir sua verdadeira origem.

O sistema de controle de produção pode ajudar a manter essas situações registradas e facilitar a consulta das ordens que estão sem avanço.

Analisar a recorrência dos problemas

Identificar um gargalo não significa analisar apenas um dia de produção.

É importante verificar se o mesmo problema aparece em diferentes ordens e períodos.

Por exemplo, se uma máquina apresentou atraso uma única vez devido a uma manutenção inesperada, pode ser um caso isolado.

Por outro lado, se determinada operação fica acima do tempo previsto em oito de cada dez ordens, existe um padrão que precisa ser avaliado.

O histórico produtivo permite identificar:

• etapas com maior frequência de atrasos;

• máquinas com maior número de paradas;

• produtos com tempos acima do previsto;

• ordens que permanecem paradas com frequência;

• períodos com maior sobrecarga.

Ao reunir indicadores e analisar a recorrência dos desvios, a empresa consegue enxergar com mais clareza onde estão os pontos que limitam a produção e quais ajustes podem tornar o planejamento mais compatível com a capacidade real da operação.

Como usar o histórico para melhorar o planejamento da produção?

O histórico produtivo reúne informações sobre aquilo que aconteceu em ordens anteriores e pode servir como uma base importante para melhorar as próximas programações. Em vez de planejar apenas com estimativas, a empresa passa a considerar dados reais sobre tempos, quantidades, consumo de materiais, perdas, capacidade e prazos.

Esse acompanhamento permite entender como a fábrica realmente se comporta ao longo do tempo. Quanto maior a qualidade dos registros, mais fácil se torna identificar padrões e criar planejamentos próximos da realidade da operação.

Avaliar resultados anteriores

O primeiro passo é comparar os resultados de ordens anteriores.

A empresa pode analisar informações como:

• quantidade planejada e produzida;

• tempo previsto e realizado;

• consumo de materiais;

• quantidade de perdas;

• frequência de atrasos;

• tempo de máquina utilizado;

• ordens concluídas dentro do prazo.

Imagine que determinado produto tenha sido fabricado dez vezes nos últimos meses e, em oito dessas ordens, o tempo realizado ficou acima do planejado.

Esse comportamento pode indicar que a previsão utilizada precisa ser revisada.

Ao analisar apenas uma ordem, seria possível considerar o atraso uma exceção. Porém, o histórico ajuda a mostrar quando o desvio se tornou recorrente.

Ajustar os tempos padrão

Os tempos padrão são utilizados para estimar quanto uma operação deve levar.

Esses valores podem ter sido definidos inicialmente com base em testes, cálculos ou experiências anteriores. Com o passar do tempo, porém, a realidade da produção pode mudar.

Uma operação prevista para durar duas horas pode, por exemplo, apresentar um histórico médio de duas horas e quarenta minutos.

Nesse caso, manter uma previsão de duas horas fará com que diversas ordens apareçam como atrasadas, mesmo que o processo esteja funcionando dentro de seu ritmo normal.

O histórico permite revisar esses parâmetros considerando os tempos realmente registrados.

Isso não significa simplesmente aumentar todas as previsões. O objetivo é entender a razão das diferenças e verificar se existe necessidade de melhorar o processo ou corrigir a referência utilizada.

Corrigir estimativas de capacidade

A capacidade produtiva também pode ser analisada utilizando dados históricos.

Uma máquina pode possuir capacidade teórica para fabricar 1.000 unidades por turno, mas os registros podem mostrar uma média real de 850 unidades.

Essa diferença pode existir devido a:

• períodos de preparação;

• trocas de ferramentas;

• pequenas paradas;

• ajustes de equipamento;

• características específicas dos produtos;

• variações no ritmo da operação.

Ao considerar esses fatores, o PCP consegue trabalhar com uma capacidade mais próxima daquilo que realmente pode ser realizado.

Isso ajuda a evitar programações excessivas e reduz o risco de acumular ordens que dificilmente serão concluídas dentro do período esperado.

Rever as necessidades de materiais

O histórico também pode revelar diferenças frequentes no consumo de matéria-prima.

Suponha que determinada ordem seja planejada com 500 quilos de material, mas produções anteriores demonstrem consumo médio de aproximadamente 530 quilos.

Essa diferença precisa ser investigada.

Pode existir:

• perda prevista abaixo da realidade;

• consumo adicional em determinadas etapas;

• retrabalho frequente;

• parâmetros desatualizados;

• desperdícios no processo.

Os dados anteriores ajudam a entender se existe necessidade de ajustar a previsão ou atuar para reduzir o consumo excedente.

Com isso, a programação de materiais tende a ficar mais precisa, diminuindo tanto o risco de falta quanto compras desnecessárias.

Identificar produtos mais complexos

Nem todos os produtos possuem o mesmo comportamento durante a fabricação.

Alguns podem apresentar maior quantidade de etapas, tempos mais longos, necessidade de equipamentos específicos ou maior índice de perdas.

O histórico permite identificar quais itens costumam apresentar:

• maior tempo de fabricação;

• mais retrabalhos;

• maiores perdas;

• consumo superior ao previsto;

• atrasos frequentes;

• maior utilização de máquinas.

Esse conhecimento é útil para criar programações diferentes conforme a complexidade de cada produto.

Por exemplo, dois itens podem possuir a mesma quantidade planejada, mas exigir tempos completamente diferentes para serem concluídos.

Se essa diferença não for considerada, o planejamento pode sobrecarregar determinados recursos.

Planejar prazos mais realistas

Um prazo adequado deve considerar aquilo que a fábrica realmente consegue executar.

Se o histórico mostra que determinada família de produtos leva, em média, três dias para ser concluída, programá-la constantemente para dois dias pode gerar atrasos previsíveis.

A análise dos resultados anteriores permite estabelecer prazos com maior segurança.

Também é possível considerar períodos de maior carga produtiva.

Se determinada época do mês concentra maior quantidade de ordens, os prazos podem precisar ser ajustados de acordo com a capacidade disponível naquele período.

Dessa forma, o histórico deixa de ser apenas um registro de eventos passados e passa a apoiar decisões futuras.

Criar uma base de dados para futuras programações

Quando os registros são organizados continuamente, a empresa forma uma base de conhecimento sobre sua própria produção.

Essa base pode mostrar, por exemplo:

• quanto tempo cada produto costuma levar;

• qual é o consumo médio de matéria-prima;

• quais operações apresentam maiores atrasos;

• qual é a capacidade real de determinados equipamentos;

• onde ocorrem mais perdas;

• quais ordens apresentam maior complexidade.

Essas informações tornam o planejamento mais consistente porque reduzem a dependência de estimativas genéricas.

Um sistema de controle de produção pode facilitar esse processo ao manter os dados históricos organizados e disponíveis para consultas futuras.

Como um Sistema de Controle de Produção facilita o planejado x realizado?

Controlar o planejado x realizado exige reunir informações de diferentes momentos da produção. Primeiro, é necessário registrar aquilo que deveria acontecer. Depois, acompanhar o que realmente foi executado.

Quando esses dados ficam espalhados em diferentes controles, a comparação pode exigir conferências manuais e aumentar o risco de informações desatualizadas.

Um sistema de controle de produção ajuda a centralizar esse acompanhamento e facilita a visualização das diferenças entre planejamento e execução.

Centralização das ordens de produção

Uma das principais vantagens é manter as ordens organizadas em um único ambiente.

Cada ordem pode reunir informações como:

• produto;

• quantidade planejada;

• datas previstas;

• etapas;

• materiais;

• tempo estimado;

• situação atual.

Essa centralização facilita a consulta e reduz a necessidade de procurar informações em diferentes arquivos ou controles.

Também permite visualizar quais ordens estão aguardando início, em andamento ou concluídas.

Registro do planejamento e da execução

Para comparar resultados, é necessário manter separados os dados previstos e realizados.

No planejamento podem estar registradas informações como:

• 1.000 unidades previstas;

• oito horas de produção;

• 500 kg de material;

• conclusão prevista para determinada data.

Durante a execução, podem ser registrados:

• 930 unidades concluídas;

• nove horas utilizadas;

• 540 kg consumidos;

• término um dia depois do previsto.

Com essas informações organizadas, fica mais simples entender onde ocorreram as diferenças.

Atualização do andamento da produção

O acompanhamento não precisa acontecer apenas depois que a ordem é encerrada.

À medida que as etapas são realizadas, o andamento pode ser atualizado.

Dessa forma, é possível verificar:

• percentual concluído;

• quantidade restante;

• etapas finalizadas;

• operações pendentes;

• ordens paradas.

Essa visão ajuda a identificar problemas enquanto a produção ainda está acontecendo.

Se uma ordem deveria estar 70% concluída, mas apresenta apenas 40%, por exemplo, o responsável já pode investigar a situação.

Comparação das informações

Um dos principais benefícios do sistema de controle de produção é facilitar a comparação entre os dados planejados e aqueles registrados durante a execução.

A análise pode incluir:

• quantidade prevista x produzida;

• tempo previsto x realizado;

• consumo previsto x real;

• custo estimado x apurado;

• prazo programado x prazo efetivo.

Essa visão reduz a necessidade de realizar diversas conferências separadamente.

Também ajuda a identificar rapidamente quais indicadores apresentam os maiores desvios.

Controle dos materiais utilizados

Durante a produção, o consumo dos materiais pode ser acompanhado e comparado com a quantidade estimada.

Se determinada ordem estava programada para consumir 300 kg e utilizou 340 kg, essa diferença pode ser identificada e analisada.

Esse controle ajuda a investigar perdas, desperdícios e alterações no processo.

Também melhora o histórico utilizado para futuras necessidades de materiais.

Acompanhamento das perdas

Registrar as perdas separadamente permite entender quanto da produção deixou de ser aproveitado.

O acompanhamento pode ser realizado por:

• produto;

• ordem;

• etapa;

• período;

• equipamento.

Se determinado produto apresenta perda acima da média em diversas ordens, existe um padrão que merece investigação.

Com dados históricos, a empresa consegue comparar períodos e verificar se as ações aplicadas estão reduzindo essas ocorrências.

Consulta ao histórico produtivo

Outra função importante é permitir a consulta das ordens anteriores.

Ao analisar um novo planejamento, o responsável pode observar o comportamento de produções semelhantes.

Por exemplo, antes de programar uma ordem de 2.000 unidades, pode consultar quanto tempo produções anteriores com o mesmo produto realmente levaram.

Essa informação ajuda a estabelecer prazos e capacidade de forma mais realista.

Relatórios e indicadores para análise

Os registros também podem ser organizados em relatórios e indicadores que facilitem a interpretação dos resultados.

Entre os dados que podem ser acompanhados estão:

• percentual produzido em relação ao planejado;

• ordens concluídas dentro do prazo;

• tempo médio das operações;

• índice de perdas;

• quantidade de atrasos;

• consumo previsto x realizado;

• custo estimado x real.

Com essas informações reunidas, o sistema de controle de produção ajuda a transformar os registros do chão de fábrica em dados úteis para o planejamento, permitindo que futuras programações sejam construídas com base no desempenho real da operação.

Como melhorar continuamente os resultados do planejado x realizado?

Comparar o que foi planejado com aquilo que realmente aconteceu na fábrica não deve ser uma atividade realizada apenas quando surge um problema. O ideal é transformar essa análise em uma prática contínua, utilizando os resultados de cada ordem para melhorar as próximas programações.

Quando a empresa acompanha os desvios, identifica suas causas e atualiza os parâmetros utilizados pelo PCP, o planejamento tende a ficar progressivamente mais próximo da capacidade real da produção.

O objetivo não é eliminar completamente todas as diferenças. Imprevistos podem acontecer durante a fabricação. O mais importante é reduzir desvios recorrentes e evitar que problemas conhecidos continuem afetando novas ordens.

Analisar os desvios com frequência

O primeiro passo para melhorar os resultados é acompanhar regularmente as diferenças entre previsão e execução.

A análise pode ser feita por ordem, produto, máquina, etapa ou período.

Entre os principais pontos que podem ser observados estão:

• quantidade planejada x produzida;

• tempo previsto x utilizado;

• consumo estimado x real;

• perdas previstas x registradas;

• custo estimado x realizado;

• prazo programado x prazo efetivo.

Imagine que uma ordem previa a produção de 1.500 unidades em dez horas, mas terminou com 1.350 unidades após doze horas de trabalho.

Nesse caso, existem pelo menos dois desvios: quantidade abaixo da meta e tempo acima da previsão.

A partir dessa identificação, é possível investigar o que ocorreu durante a execução.

Identificar as causas das diferenças

Saber que houve um desvio não é suficiente. A empresa precisa entender por que ele aconteceu.

Uma produção abaixo do planejado pode ter várias causas, como falta de matéria-prima, parada de máquina, perda elevada ou tempo de operação acima do esperado.

Por isso, é importante registrar os motivos relacionados aos principais desvios.

Por exemplo, se uma ordem atrasou três horas, o histórico pode mostrar que:

• uma hora foi causada por falta de material;

• uma hora e meia ocorreu devido a uma parada de máquina;

• 30 minutos foram destinados a retrabalho.

Esse nível de informação facilita a definição de ações mais adequadas.

Sem identificar a causa, existe o risco de alterar o planejamento quando, na verdade, o problema está na execução de determinada etapa.

Ajustar os parâmetros de planejamento

Os parâmetros utilizados para programar a produção não precisam permanecer os mesmos indefinidamente.

À medida que a empresa registra novos resultados, algumas previsões podem ser revisadas.

Isso pode envolver:

• quantidade possível por turno;

• tempo necessário para cada operação;

• percentual esperado de perdas;

• consumo médio de materiais;

• capacidade dos equipamentos;

• prazo necessário para determinadas ordens.

Se uma operação está prevista para durar quatro horas, mas o histórico de diversas produções mostra uma média próxima de cinco horas, é importante investigar essa diferença.

Pode existir uma oportunidade para melhorar o processo. Porém, também pode acontecer de o tempo utilizado no planejamento estar desatualizado.

A análise ajuda a diferenciar essas situações.

Revisar tempos e capacidade produtiva

Tempos e capacidade estão diretamente relacionados à qualidade da programação.

Uma fábrica pode possuir oito horas disponíveis em um turno, mas isso não significa necessariamente que todas essas horas serão utilizadas exclusivamente para fabricação.

É preciso considerar situações como:

• preparação de equipamentos;

• regulagens;

• trocas de ferramentas;

• movimentação entre etapas;

• pequenas paradas;

• manutenção programada.

Imagine uma máquina com capacidade teórica de 1.000 peças por turno. Se os registros dos últimos meses indicam produção média de 850 unidades, programar continuamente 1.000 peças pode gerar diferenças frequentes.

Nesse caso, a empresa deve investigar se existe possibilidade de elevar o desempenho ou se a capacidade considerada no planejamento precisa ser ajustada.

Acompanhar indicadores regularmente

Os indicadores ajudam a verificar se as mudanças realizadas estão gerando resultados.

Algumas métricas que podem fazer parte desse acompanhamento são:

• percentual das metas produtivas atingidas;

• índice de perdas;

• número de ordens atrasadas;

• percentual de ordens concluídas dentro do prazo;

• diferença entre tempo previsto e realizado;

• consumo de matéria-prima;

• custo planejado x realizado.

O mais importante é acompanhar a evolução.

Se o percentual de ordens entregues dentro do prazo aumenta ao longo dos meses, existe um sinal de melhoria na previsibilidade da operação.

Por outro lado, se as perdas continuam aumentando, mesmo depois de ajustes no processo, pode ser necessário realizar uma investigação mais aprofundada.

Melhorar os registros do chão de fábrica

A qualidade da análise depende diretamente da qualidade das informações registradas.

Se os apontamentos estiverem incompletos ou incorretos, os indicadores também poderão apresentar uma visão distorcida da realidade.

Por isso, os registros precisam representar aquilo que realmente ocorreu durante a fabricação.

É importante acompanhar informações como:

• horário de início;

• horário de término;

• quantidade produzida;

• quantidade perdida;

• material consumido;

• motivo das paradas;

• retrabalhos;

• etapa concluída;

• situação da ordem.

Um simples registro de que determinada produção terminou atrasada oferece pouca informação. Saber que ela ficou parada durante duas horas aguardando material torna a análise muito mais útil.

Utilizar informações reais nas próximas programações

Os dados coletados precisam retornar ao planejamento.

Esse é um dos pontos mais importantes da melhoria contínua.

Imagine que as últimas dez ordens de determinado produto apresentaram os seguintes resultados:

• tempo médio previsto: 6 horas;

• tempo médio realizado: 7 horas;

• perdas previstas: 2%;

• perdas médias realizadas: 3%;

• produção média prevista: 800 unidades;

• produção média realizada: 750 unidades.

Essas informações podem ajudar o PCP a analisar se os parâmetros atuais continuam adequados.

Quando a programação utiliza dados históricos confiáveis, os prazos, volumes e necessidades de materiais tendem a ficar mais próximos do comportamento real da fábrica.

Transformar cada ordem em uma fonte de aprendizado

Cada produção concluída gera informações que podem melhorar as próximas.

Uma ordem com atraso pode revelar uma etapa mal dimensionada. Uma produção com consumo elevado pode indicar desperdício. Um produto constantemente finalizado antes do previsto pode mostrar que existe capacidade maior do que aquela considerada inicialmente.

Assim, o histórico deve ser utilizado para responder questões como:

• quais etapas mais atrasam?

• quais produtos apresentam maiores desvios?

• onde acontecem mais perdas?

• quais máquinas apresentam mais paradas?

• quais tempos precisam ser revisados?

• quais ordens normalmente superam a capacidade planejada?

Essa análise cria um ciclo de melhoria: planejar, executar, registrar, comparar, identificar desvios e ajustar a próxima programação.

Como o sistema aproxima o planejamento da realidade da fábrica?

À medida que aumenta o número de ordens, produtos e etapas, controlar todas essas informações manualmente pode se tornar mais trabalhoso.

Um sistema de controle de produção pode centralizar dados planejados e realizados, facilitando a consulta de informações e a identificação dos principais desvios.

Com os registros organizados, a empresa pode acompanhar:

• andamento das ordens;

• produção realizada;

• tempos registrados;

• materiais consumidos;

• perdas e refugos;

• paradas;

• histórico produtivo;

• indicadores de desempenho.

A principal vantagem dessa organização é criar uma base mais confiável para futuras decisões.

Se os dados mostram que determinado produto normalmente exige mais tempo ou material do que o previsto, essas informações podem ser consideradas nas próximas programações.

Da mesma forma, quando uma melhoria reduz o tempo de uma operação, o novo desempenho pode passar a fazer parte das próximas previsões.

Assim, o sistema de controle de produção contribui para criar um ciclo contínuo em que os resultados reais alimentam o planejamento, tornando as metas, prazos e capacidades cada vez mais compatíveis com a realidade da fábrica.