Sistema de Controle de Produção: Planilha ou Software? Veja Qual Escolher

Planilha ou Sistema de Controle de Produção?

Controlar uma produção pode parecer relativamente simples quando a empresa possui poucos produtos, uma quantidade reduzida de pedidos e processos produtivos pouco complexos. Nesse cenário, é comum começar a organização utilizando planilhas, pois elas permitem registrar informações importantes sem exigir uma estrutura mais avançada.

À medida que a operação cresce, porém, a realidade pode mudar. Mais pedidos precisam ser acompanhados, novas matérias-primas passam a fazer parte do processo, diferentes produtos entram na programação e várias ordens podem estar em andamento ao mesmo tempo. O controle que anteriormente era simples passa a exigir mais atenção, conferências e atualizações.

Uma planilha pode ser utilizada para registrar diferentes informações da rotina industrial, como:

• ordens de produção abertas;

• materiais utilizados;

• quantidade planejada;

• quantidade produzida;

• datas previstas;

• custos relacionados à fabricação;

• produção realizada em cada período;

• produtos que ainda estão em processo.

O problema começa quando essas informações passam a ficar distribuídas em vários arquivos ou dependem de atualizações manuais frequentes.

Imagine, por exemplo, que uma empresa utilize uma planilha para controlar as ordens, outra para acompanhar o estoque de matéria-prima e uma terceira para registrar os custos. Sempre que uma movimentação ocorre, pode ser necessário atualizar mais de um arquivo para manter as informações alinhadas.

Caso alguma atualização seja esquecida, a empresa pode tomar decisões com base em dados desatualizados.

É justamente nesse ponto que surge uma dúvida frequente: continuar utilizando planilhas ou investir em um sistema de controle de produção?

A resposta depende das características de cada operação.

Quando as planilhas começam a exigir mais trabalho?

Não significa que toda empresa precise abandonar as planilhas imediatamente. Elas podem continuar sendo úteis em operações menores, com baixo volume de movimentações e processos relativamente simples.

Entretanto, alguns sinais podem indicar que o modelo atual está exigindo esforço excessivo.

Um deles é o crescimento da quantidade de informações registradas manualmente. Quanto maior o número de ordens, produtos e movimentações, maior tende a ser a necessidade de alimentar e conferir os arquivos.

Outra situação comum ocorre quando diferentes pessoas precisam utilizar a mesma informação. Se o responsável pela produção atualiza uma planilha enquanto o setor responsável pelos materiais utiliza outro arquivo, podem surgir diferenças entre os registros.

Além disso, conforme a fabricação ganha novas etapas, pode ser necessário acompanhar dados mais detalhados, como consumo de materiais, perdas, tempos de produção, andamento das ordens e custos.

O importante é observar se o método utilizado ainda acompanha a realidade da empresa ou se está criando tarefas adicionais.

O que considerar antes de escolher entre planilha e software?

A decisão não deve considerar apenas o tamanho da empresa. Uma operação pequena pode possuir processos complexos, enquanto uma empresa maior pode trabalhar com uma fabricação relativamente padronizada.

Por isso, alguns fatores precisam ser analisados.

O primeiro é o volume de informações. Quanto mais dados precisam ser atualizados diariamente, maior tende a ser a dificuldade de controlar tudo manualmente.

Também é importante considerar quantas ordens de produção são abertas simultaneamente. Se a empresa precisa acompanhar diversas ordens, prioridades e datas de entrega, localizar rapidamente a situação de cada uma se torna essencial.

Outro ponto é a quantidade de processos existentes. Uma fabricação que possui várias etapas demanda um acompanhamento diferente de uma operação com apenas uma fase produtiva.

A necessidade de informações atualizadas também deve entrar na análise. Quando decisões de compras, estoque ou programação dependem dos dados da produção, atrasos na atualização podem afetar outras atividades.

Portanto, a escolha precisa considerar principalmente:

• quantidade de produtos fabricados;

• volume de ordens de produção;

• número de matérias-primas e componentes;

• quantidade de etapas da fabricação;

• frequência das atualizações;

• necessidade de consultar informações rapidamente;

• crescimento previsto para a operação.

Esses fatores ajudam a identificar se os controles atuais continuam adequados.

O que é um Sistema de Controle de Produção?

Um sistema de controle de produção é uma solução utilizada para organizar e acompanhar informações relacionadas ao processo produtivo. Seu objetivo é proporcionar uma visão mais estruturada sobre aquilo que foi planejado, o que está sendo executado e os resultados obtidos.

Em vez de manter diferentes dados espalhados, o software pode concentrar registros utilizados durante a rotina de fabricação.

Isso permite acompanhar uma ordem desde sua abertura até sua finalização, consultando informações relacionadas às quantidades, materiais, prazos e situação do processo.

O controle da produção normalmente está baseado em três pontos principais: planejamento, execução e acompanhamento.

Como funciona o controle da produção?

O planejamento representa aquilo que a empresa pretende produzir. Nessa etapa podem ser definidas informações como produto, quantidade necessária, prazo e materiais envolvidos.

Depois vem a execução. É o momento em que a fabricação efetivamente acontece e os recursos planejados começam a ser utilizados.

Por fim, existe o acompanhamento dos resultados. A empresa verifica aquilo que foi produzido, compara com o planejamento e identifica possíveis diferenças.

Essas etapas estão diretamente relacionadas.

Se uma indústria planeja fabricar 500 unidades de um item, por exemplo, primeiro precisa saber quais materiais serão necessários. Durante a produção, deve acompanhar quantas unidades já foram concluídas. Ao terminar, pode comparar a quantidade planejada com a quantidade realmente produzida.

Um controle bem estruturado permite acompanhar esse fluxo de maneira mais clara.

Quais informações podem ser acompanhadas?

A produção envolve diversos dados que ajudam gestores e responsáveis a entender aquilo que está acontecendo no processo produtivo.

Entre as principais informações estão as ordens de produção. Elas ajudam a identificar o que será fabricado, em qual quantidade e dentro de determinado período.

Também podem ser acompanhados os produtos que estão em fabricação e aqueles que já foram concluídos.

Outro ponto importante são as quantidades. A empresa pode comparar aquilo que estava previsto com o resultado efetivamente produzido.

Matérias-primas e componentes também fazem parte desse acompanhamento. Saber o que será necessário antes de iniciar uma ordem ajuda a reduzir situações em que a fabricação precisa ser interrompida devido à falta de material.

Além disso, podem ser registrados:

• tempos utilizados em determinadas atividades;

• perdas ocorridas durante a fabricação;

• refugos identificados no processo;

• prazos definidos para cada ordem;

• custos relacionados à produção;

• quantidade concluída;

• saldo ainda necessário;

• situação atual de cada ordem.

Com essas informações centralizadas, torna-se mais simples visualizar o andamento das atividades.

Exemplo prático de acompanhamento da produção

Considere uma indústria que recebeu uma demanda para fabricar 500 unidades de determinado produto.

Antes de iniciar, a empresa precisa verificar se possui matérias-primas suficientes para atender à quantidade solicitada. Caso algum componente esteja abaixo do necessário, essa necessidade deve ser identificada antes que a falta de material interrompa o processo.

Depois disso, a ordem de produção é iniciada.

Ao longo da fabricação, são produzidas inicialmente 200 unidades. A empresa registra esse resultado e ainda sabe que faltam 300 unidades para concluir o planejamento.

Em outra etapa, mais 180 unidades são finalizadas, mas cinco apresentam problemas e precisam ser registradas como perda. Essas informações ajudam a mostrar com maior precisão o resultado efetivo da produção.

Nesse cenário, um sistema de controle de produção facilita a consulta sobre o que estava planejado, quanto já foi produzido, quais materiais foram utilizados, quais perdas ocorreram e o que ainda precisa ser fabricado.

O principal objetivo desse tipo de acompanhamento é transformar informações da rotina produtiva em dados organizados, permitindo que a empresa tenha maior clareza sobre aquilo que está acontecendo dentro da operação.

Como funciona o controle de produção por planilhas?

O uso de planilhas é uma das formas mais comuns de iniciar a organização da produção. Em operações menores, elas podem ajudar a reunir dados básicos e facilitar o acompanhamento de atividades sem exigir uma estrutura tecnológica mais complexa.

Na prática, a empresa pode criar diferentes arquivos para registrar aquilo que precisa produzir, quais materiais possui disponíveis, quanto já foi fabricado, quais são os prazos das ordens e quais custos estão envolvidos no processo.

Essa flexibilidade permite adaptar os campos às necessidades da operação. Entretanto, conforme o volume de informações aumenta, a quantidade de registros que precisam ser atualizados também tende a crescer.

Por isso, o controle por planilhas depende diretamente da disciplina de preenchimento, conferência e atualização dos dados.

Quais controles podem ser feitos em planilhas?

Uma empresa pode organizar praticamente todas as etapas básicas da produção utilizando planilhas específicas.

A programação da produção, por exemplo, pode conter informações como:

• produto que será fabricado;

• quantidade prevista;

• data de início;

• data prevista para conclusão;

• prioridade da ordem;

• responsável pelo acompanhamento.

Outra planilha pode ser utilizada exclusivamente para controlar as ordens de produção. Nesse arquivo, podem ser registradas ordens abertas, em andamento, concluídas ou atrasadas.

Também é possível utilizar planilhas para controlar os materiais necessários à fabricação.

Nesse caso, a empresa pode manter dados como:

• código do material;

• descrição;

• quantidade disponível;

• quantidade reservada;

• quantidade utilizada;

• estoque mínimo;

• necessidade de reposição.

Esse tipo de organização pode funcionar quando o volume de registros ainda é reduzido e poucas pessoas precisam atualizar as informações.

Controle dos produtos acabados

Depois que uma ordem é concluída, o resultado da produção também precisa ser registrado.

Uma planilha de produtos acabados pode indicar quantas unidades foram fabricadas, quando entraram no estoque e qual quantidade está disponível.

Imagine que a empresa tenha planejado produzir 400 unidades de um item.

Ao final do processo, foram concluídas 390 unidades e outras 10 apresentaram algum tipo de problema. Esses números precisam ser registrados para que o saldo reflita aquilo que realmente ficou disponível.

Quando essa atualização não ocorre imediatamente, outras áreas podem trabalhar com uma quantidade diferente da realidade.

Apontamentos de produção

As planilhas também podem ser utilizadas para registrar os apontamentos realizados durante a fabricação.

Esses registros mostram aquilo que efetivamente aconteceu na operação.

Entre as informações que podem ser apontadas estão:

• quantidade produzida;

• quantidade perdida;

• materiais consumidos;

• tempo utilizado;

• etapa concluída;

• data da produção;

• situação da ordem.

Esse acompanhamento permite comparar posteriormente aquilo que estava planejado com aquilo que realmente ocorreu.

O problema é que, em um ambiente baseado somente em arquivos manuais, esses dados precisam ser digitados corretamente e depois utilizados em outros controles.

Quanto maior a quantidade de lançamentos, maior também a necessidade de conferência.

Controle de custos e prazos

Outra possibilidade é utilizar planilhas para acompanhar os custos envolvidos na fabricação.

A empresa pode registrar valores relacionados às matérias-primas, componentes e demais despesas ligadas ao processo produtivo.

Também é possível acompanhar os prazos das ordens.

Uma tabela simples pode indicar:

• data de abertura;

• previsão de início;

• previsão de conclusão;

• data efetiva de conclusão;

• situação da ordem;

• quantidade pendente.

Esses dados ajudam a visualizar possíveis atrasos.

Entretanto, se a alteração de uma ordem não for registrada no momento correto, a planilha continuará exibindo uma previsão antiga, mesmo que a situação da produção já tenha mudado.

Indicadores criados a partir das planilhas

Com fórmulas e recursos de análise, as planilhas também podem ser utilizadas para calcular alguns indicadores.

Entre eles estão:

• quantidade produzida por período;

• percentual de perdas;

• ordens concluídas;

• ordens atrasadas;

• produtividade;

• diferença entre planejado e realizado;

• consumo de materiais;

• custos por produto.

Essas análises podem fornecer informações importantes sobre o desempenho da fábrica.

Porém, para que os indicadores sejam confiáveis, todos os dados utilizados nos cálculos precisam estar atualizados.

Uma informação incorreta na origem pode afetar diversos resultados posteriormente.

Por que as atualizações manuais exigem atenção?

O principal desafio desse modelo está no fato de que boa parte das movimentações depende de registros feitos pelas pessoas responsáveis.

Se uma matéria-prima for utilizada, alguém precisa reduzir o saldo correspondente.

Quando uma quantidade é produzida, o resultado precisa ser lançado.

Se uma ordem mudar de prioridade, a planilha de programação também deve ser alterada.

O mesmo acontece quando há perdas, mudanças de prazo ou cancelamento de uma programação.

Essa dependência aumenta o risco de informações desatualizadas.

Não significa necessariamente que o responsável cometeu um erro. Em muitas situações, a rotina simplesmente acontece mais rápido do que a atualização dos arquivos.

Quando várias atividades precisam ser registradas ao longo do dia, alguns dados podem acabar sendo incluídos somente horas depois.

O que acontece quando diferentes planilhas são utilizadas?

Conforme a empresa cria novos controles, é comum surgir um arquivo para cada necessidade.

Pode existir uma planilha para programação, outra para estoque, outra para custos e mais uma para apontamentos.

O problema aparece quando esses arquivos precisam compartilhar as mesmas informações.

Por exemplo, uma ordem utiliza determinado material. O consumo é registrado no arquivo da produção, mas também precisa alterar o saldo do estoque.

Se apenas um dos arquivos for atualizado, passam a existir duas informações diferentes sobre o mesmo material.

Essa dificuldade de sincronização pode aumentar conforme novas planilhas são adicionadas.

É justamente nesse cenário que um sistema de controle de produção passa a ser considerado como alternativa para reduzir controles paralelos e centralizar informações relacionadas.

Exemplo de divergência entre planilhas

Considere uma empresa que possui 800 unidades de determinado componente em estoque.

Esse saldo está registrado no arquivo principal de materiais.

Durante a manhã, uma ordem de produção utiliza 200 unidades do componente. O responsável registra esse consumo na planilha de apontamento da fabricação, mas o saldo principal ainda não é atualizado.

Nesse momento, surgem duas informações:

• planilha de estoque: 800 unidades disponíveis;

• planilha da produção: utilização recente de 200 unidades.

Na prática, o saldo deveria ser de 600 unidades.

Se uma nova programação for criada utilizando como referência apenas a primeira planilha, a empresa poderá planejar uma produção considerando materiais que já foram consumidos.

Esse exemplo demonstra que o problema nem sempre está no uso da planilha em si, mas na necessidade de repetir informações em arquivos diferentes.

Quais são as vantagens e limitações das planilhas na produção?

As planilhas podem atender bem determinados cenários e possuem características que explicam por que são tão utilizadas no início da organização produtiva.

Ao mesmo tempo, existem limitações que precisam ser observadas para identificar quando esse formato começa a dificultar o acompanhamento das operações.

Quais são as principais vantagens?

Uma das vantagens é a baixa complexidade inicial.

Uma empresa pode criar um controle simples rapidamente, adicionando colunas conforme suas necessidades.

Outra característica é a flexibilidade.

Se surgir a necessidade de incluir uma informação adicional, como prioridade da ordem ou quantidade perdida, basta criar um novo campo.

Para pequenas operações, essa liberdade pode ser suficiente durante algum tempo.

Entre as vantagens estão:

• criação relativamente simples;

• adaptação rápida dos campos;

• facilidade para controles básicos;

• familiaridade de uso;

• possibilidade de criar fórmulas;

• organização inicial sem grande estrutura tecnológica.

As planilhas também podem ser adequadas quando poucas pessoas fazem lançamentos e a quantidade de movimentações é baixa.

Quais são as principais limitações?

A primeira limitação é a dependência de preenchimento manual.

Quanto mais movimentações existem, maior se torna a quantidade de registros que precisam ser realizados.

Também existe a possibilidade de alteração acidental de fórmulas.

Uma célula modificada incorretamente pode interferir em totais, custos ou indicadores sem que o problema seja percebido imediatamente.

Outro ponto é a duplicidade de dados.

A mesma informação pode aparecer em diferentes arquivos, dificultando identificar qual registro está correto.

Também podem surgir problemas como:

• arquivos com versões diferentes;

• histórico distribuído;

• dificuldade para localizar informações antigas;

• maior esforço para reunir indicadores;

• dados desatualizados;

• controles separados sem integração;

• necessidade constante de conferência;

• demora para visualizar alterações recentes.

À medida que esses problemas se tornam frequentes, manter as planilhas pode exigir cada vez mais tempo da equipe.

Quando as planilhas ainda podem funcionar?

As planilhas podem continuar sendo adequadas quando a operação possui baixa complexidade.

Uma pequena produção com poucos produtos, poucas matérias-primas e uma quantidade reduzida de ordens pode conseguir organizar sua rotina dessa maneira.

Isso acontece principalmente quando:

• existem poucas movimentações diárias;

• há poucos produtos cadastrados;

• poucas pessoas utilizam os controles;

• os processos são simples;

• os indicadores necessários são básicos;

• não há grande quantidade de informações interligadas.

O ponto principal é avaliar se o método continua proporcionando controle ou se passou a gerar retrabalho.

Quando a empresa precisa manter muitos arquivos, realizar conferências constantes e repetir lançamentos, pode ser o momento de comparar esse modelo com um sistema de controle de produção mais estruturado.

Como funciona um Sistema de Controle de Produção na prática?

Na prática, um sistema de controle de produção funciona como um ponto central para organizar as informações relacionadas à fabricação. Em vez de manter dados separados em diferentes arquivos, a empresa pode registrar a estrutura dos produtos, planejar as quantidades, emitir ordens, acompanhar o andamento das atividades e analisar o que realmente foi produzido.

O objetivo é transformar a rotina da fábrica em um fluxo de informações mais organizado, no qual cada etapa pode ser acompanhada de maneira mais clara.

Esse processo normalmente começa antes mesmo da fabricação. Primeiro, é necessário cadastrar corretamente os produtos e os materiais utilizados. Depois, a empresa define o que precisa produzir, transforma esse planejamento em ordens e registra o andamento da execução.

Dessa forma, o controle deixa de ser apenas uma anotação sobre o que já aconteceu e passa a acompanhar todo o processo produtivo.

Cadastro da estrutura dos produtos

Um dos primeiros passos é registrar como cada produto é fabricado.

Isso significa informar quais matérias-primas, componentes e quantidades são necessários para produzir determinado item.

Imagine, por exemplo, uma empresa que fabrica uma mesa.

Para produzir uma unidade, podem ser necessários:

• um tampo;

• quatro pés;

• parafusos;

• componentes de acabamento;

• determinada quantidade de material para pintura.

Esses elementos formam a estrutura do produto.

O cadastro ajuda a empresa a entender antecipadamente quais recursos serão necessários quando surgir uma nova programação.

Além dos materiais, também podem ser registradas as etapas produtivas.

No exemplo da mesa, o processo pode envolver corte, montagem, acabamento, pintura e conferência final.

Essa organização facilita a visualização de tudo o que precisa acontecer até que o produto fique pronto.

Por que a estrutura do produto é importante?

Sem uma estrutura bem definida, torna-se mais difícil calcular necessidades e acompanhar o consumo de materiais.

Se a empresa precisa produzir 100 unidades de determinado item, por exemplo, o sistema pode utilizar os dados cadastrados para identificar quanto será necessário de cada componente.

Suponha que cada unidade utilize três peças específicas.

Para fabricar 100 unidades, serão necessárias 300 peças.

Esse tipo de cálculo ajuda no planejamento e reduz a dependência de contas realizadas manualmente sempre que uma nova ordem é criada.

Além disso, a estrutura serve como referência para comparar aquilo que deveria ser utilizado com aquilo que realmente foi consumido.

Como funciona o planejamento da produção?

Depois de estruturar os produtos, a empresa pode começar a organizar aquilo que precisa fabricar.

O planejamento responde principalmente a algumas perguntas:

• o que será produzido?

• quanto será produzido?

• quando a fabricação deve começar?

• qual é a data esperada de conclusão?

• quais ordens possuem maior prioridade?

• quais materiais serão necessários?

Essas informações ajudam a transformar a demanda em uma programação mais organizada.

Imagine que uma fábrica possua três pedidos diferentes para atender durante a semana.

Um deles precisa ser concluído na terça-feira, outro na quinta-feira e o terceiro apenas na semana seguinte.

Sem um planejamento adequado, as ordens podem ser iniciadas sem considerar prioridade ou disponibilidade de materiais.

Com uma programação estruturada, a empresa consegue visualizar melhor a sequência das atividades.

Definição das quantidades

A quantidade planejada precisa estar claramente registrada.

Isso permite comparar posteriormente aquilo que deveria ser produzido com o resultado efetivo.

Se a ordem foi aberta para 800 unidades e apenas 760 foram finalizadas, existe uma diferença que precisa ser analisada.

Ela pode ter sido causada por perdas, falta de material, problemas no processo ou simplesmente pela continuidade da produção em outro período.

Ter essa informação registrada facilita o acompanhamento.

Datas previstas e prioridades

As datas ajudam a organizar o fluxo da fábrica.

Cada ordem pode possuir uma previsão de início e conclusão, permitindo acompanhar se o trabalho está seguindo o cronograma.

As prioridades também são importantes.

Nem todas as ordens precisam necessariamente seguir a sequência em que foram criadas. Um pedido com prazo mais curto pode precisar ser produzido antes de outro com data de entrega mais distante.

Um sistema de controle de produção ajuda a reunir essas informações para facilitar a tomada de decisão.

Recursos necessários para produzir

O planejamento também precisa considerar aquilo que será necessário para executar as ordens.

Isso pode envolver matérias-primas, componentes, disponibilidade de produtos intermediários e outros recursos relacionados ao processo.

Antes de liberar uma fabricação, a empresa pode verificar se possui os materiais necessários.

Essa conferência ajuda a diminuir o risco de iniciar uma ordem que precisará ser interrompida logo depois por falta de algum componente.

Como funciona a emissão das ordens de produção?

Depois do planejamento, cada fabricação pode ser transformada em uma ordem de produção.

A ordem funciona como um registro que identifica o que precisa ser feito.

Ela pode conter informações como:

• produto;

• quantidade;

• data de abertura;

• previsão de início;

• previsão de conclusão;

• materiais necessários;

• etapas do processo;

• situação atual.

Isso permite acompanhar individualmente cada fabricação.

Se existem dez ordens abertas ao mesmo tempo, cada uma pode ter seu próprio andamento.

Uma pode estar aguardando materiais, outra pode estar em execução e uma terceira pode já ter sido concluída.

Esse acompanhamento reduz a necessidade de tentar identificar a situação das atividades apenas por anotações ou comunicação informal.

Acompanhamento das etapas

As ordens também podem ajudar a visualizar onde cada produto está dentro do processo.

Considere uma indústria com quatro etapas:

• preparação;

• fabricação;

• acabamento;

• conferência.

Se uma ordem já passou pelas duas primeiras etapas, essa informação pode ser registrada.

Assim, os responsáveis conseguem entender rapidamente o que já foi realizado e o que ainda falta.

Esse acompanhamento também ajuda a identificar possíveis gargalos.

Se várias ordens permanecem paradas na mesma etapa, pode existir algum problema que precisa ser analisado.

O que é o apontamento da produção?

O apontamento representa o registro daquilo que realmente aconteceu durante a fabricação.

Enquanto o planejamento indica o que deveria ocorrer, o apontamento mostra o resultado efetivo.

Esse registro pode envolver diferentes informações.

Entre as principais estão:

• quantidade produzida;

• perdas registradas;

• materiais utilizados;

• etapas concluídas;

• tempo de execução;

• saldo restante da ordem.

Esses dados permitem comparar o planejado com o realizado.

Registro da quantidade produzida

Imagine uma ordem para fabricar 1.000 unidades.

No primeiro período de trabalho, foram concluídas 350 unidades.

Esse resultado é registrado.

Depois, mais 400 unidades são produzidas.

A empresa passa a ter 750 unidades concluídas e sabe que ainda faltam 250 para finalizar a ordem.

Esse acompanhamento evita depender apenas de estimativas sobre o andamento da produção.

Registro das perdas

Nem toda matéria-prima utilizada necessariamente se transforma em produto acabado.

Durante o processo podem ocorrer perdas ou refugos.

Registrar essas ocorrências ajuda a entender por que a quantidade final pode ser diferente daquela planejada.

Se uma ordem deveria produzir 500 unidades, mas 15 foram perdidas durante o processo, esse dado precisa fazer parte do histórico.

Ao acompanhar essas informações ao longo do tempo, a empresa pode identificar produtos ou etapas com maior ocorrência de perdas.

Materiais utilizados na fabricação

Outro ponto importante é registrar os materiais efetivamente consumidos.

O planejamento pode indicar uma quantidade prevista, mas o consumo real pode ser diferente.

Essa comparação ajuda a identificar desperdícios, variações e possíveis problemas no processo.

Se eram previstos 200 kg de determinado material, mas foram utilizados 230 kg, existe uma diferença que merece análise.

Tempos de produção

O registro do tempo também ajuda a entender o desempenho da operação.

Uma etapa que deveria durar duas horas pode, na prática, levar quatro.

Quando esse tipo de diferença acontece de forma frequente, a empresa pode revisar seus parâmetros de planejamento.

Com o histórico, fica mais fácil criar previsões baseadas na realidade da fábrica.

Como a atualização integrada reduz trabalhos manuais?

Uma das principais diferenças entre controles isolados e um software está na possibilidade de relacionar as informações.

Quando uma ordem avança, os registros ligados a ela também podem ser atualizados dentro do mesmo ambiente.

Isso reduz a necessidade de repetir manualmente o mesmo dado em diferentes arquivos.

Em um modelo baseado em várias planilhas, por exemplo, a quantidade produzida pode precisar ser registrada em um arquivo de produção e posteriormente copiada para outro controle.

O mesmo pode acontecer com materiais, custos e prazos.

Quanto mais informações são duplicadas manualmente, maior é a possibilidade de ocorrer divergência.

Com um sistema de controle de produção, a empresa pode concentrar o acompanhamento em um único fluxo, tornando mais simples consultar o planejamento, acompanhar as ordens, registrar a execução e verificar os resultados obtidos.

Comparação entre planilha e Sistema de Controle de Produção

Escolher entre planilhas e um sistema de controle de produção exige analisar mais do que a quantidade de funcionalidades disponíveis em cada alternativa. A decisão precisa considerar como a fábrica funciona atualmente, quantas informações são movimentadas diariamente e qual é o nível de complexidade do processo produtivo.

As planilhas podem atender bem operações menores, principalmente quando existem poucos produtos, ordens e movimentações. Entretanto, conforme a produção cresce, os controles também tendem a aumentar. Nesse cenário, manter informações atualizadas em diferentes arquivos pode exigir mais tempo e aumentar a necessidade de conferências.

Já um software permite reunir diferentes dados da produção em um ambiente mais centralizado. Isso pode facilitar o acompanhamento das ordens, materiais utilizados, etapas produtivas e resultados alcançados.

A comparação abaixo apresenta algumas das principais diferenças.

Atualização das informações

Nas planilhas, grande parte das movimentações depende da atualização realizada pelos responsáveis.

Se uma ordem produzir 300 unidades durante o dia, por exemplo, alguém precisa registrar essa quantidade. Caso também exista uma planilha de estoque de produtos acabados, pode ser necessário atualizar outro arquivo para registrar a entrada das unidades produzidas.

O mesmo ocorre com os materiais consumidos.

Quando 150 unidades de determinado componente são utilizadas na fabricação, essa movimentação precisa ser refletida no controle de materiais.

Se uma atualização for realizada em um arquivo, mas não em outro, podem surgir divergências.

Em um software, diferentes registros podem estar relacionados. Isso reduz a necessidade de copiar manualmente a mesma informação para vários controles e facilita a consulta de dados mais recentes.

Controle das ordens de produção

As ordens são fundamentais para saber o que precisa ser fabricado e acompanhar o andamento das atividades.

Em uma planilha, normalmente é necessário criar linhas ou registros específicos para cada ordem e atualizar manualmente informações como:

• produto;

• quantidade;

• data prevista;

• quantidade produzida;

• situação;

• prazo;

• observações.

Conforme a quantidade de ordens aumenta, localizar rapidamente aquelas que estão atrasadas, concluídas ou ainda em andamento pode exigir filtros e conferências frequentes.

Em um sistema de controle de produção, as ordens podem permanecer centralizadas, facilitando a consulta da situação de cada fabricação.

Assim, torna-se mais simples identificar o que ainda precisa ser executado e quais atividades já foram finalizadas.

Controle dos materiais

O controle de materiais também apresenta diferenças importantes.

Nas planilhas, o saldo disponível depende diretamente do registro correto das entradas e saídas.

Imagine que existam 1.000 unidades de uma matéria-prima em estoque e duas ordens utilizem 250 unidades cada.

Para que o saldo final de 500 unidades esteja correto, todas as movimentações precisam ser atualizadas nos controles correspondentes.

Caso uma das baixas não seja registrada, a empresa pode interpretar que possui mais material do que realmente está disponível.

Quando as movimentações da produção estão relacionadas ao controle de materiais, fica mais fácil acompanhar o impacto do consumo sobre os saldos.

Histórico e rastreabilidade

Conforme a produção acontece, uma grande quantidade de informações é gerada.

Depois de alguns meses, pode ser necessário localizar dados sobre uma fabricação antiga para verificar:

• quando uma ordem foi executada;

• quanto foi produzido;

• quais materiais foram utilizados;

• quais perdas ocorreram;

• quanto tempo foi necessário;

• quando o processo foi concluído.

Se cada tipo de informação estiver armazenado em um arquivo diferente, essa consulta pode levar mais tempo.

Além disso, podem existir planilhas referentes a períodos distintos ou cópias salvas com nomes diferentes.

A centralização do histórico facilita a localização de registros anteriores e melhora a rastreabilidade das operações.

Isso se torna especialmente relevante para empresas que possuem várias etapas produtivas ou precisam investigar frequentemente o que aconteceu em determinadas ordens.

Indicadores e análise dos resultados

As planilhas podem gerar bons indicadores quando são estruturadas corretamente.

Por meio de fórmulas, filtros e tabelas, é possível acompanhar informações como quantidade produzida, perdas, atrasos, consumo e custos.

Entretanto, esses resultados dependem da qualidade dos dados utilizados.

Caso uma informação esteja incorreta, o indicador também pode apresentar um resultado diferente da realidade.

Outro desafio aparece quando os dados estão espalhados em vários arquivos. Nesse caso, pode ser necessário reunir e consolidar as informações antes de realizar a análise.

Um software pode utilizar os registros da própria operação para gerar indicadores, reduzindo algumas etapas de consolidação manual.

Isso permite acompanhar informações como:

• produção planejada e realizada;

• ordens abertas;

• ordens concluídas;

• atrasos;

• perdas;

• consumo de materiais;

• tempos produtivos.

Escalabilidade do controle

Uma planilha que funciona para dez ordens mensais pode não apresentar a mesma praticidade quando a empresa passa a administrar centenas de ordens.

O crescimento da operação normalmente aumenta também a quantidade de informações.

Podem surgir novos:

• produtos;

• componentes;

• fornecedores;

• etapas produtivas;

• ordens;

• registros de apontamentos;

• necessidades de análise.

Para acompanhar essa evolução, a empresa pode acabar criando mais planilhas, abas e fórmulas.

Quanto maior essa estrutura, mais cuidados podem ser necessários para manter todos os dados alinhados.

Um sistema de controle de produção tende a ser mais adequado quando a operação exige acompanhamento de um volume crescente de informações e processos relacionados.

Integração das informações da produção

Um dos principais desafios de trabalhar com vários arquivos está em manter os dados conectados.

A produção não funciona de maneira isolada.

Uma nova ordem pode gerar necessidade de materiais. O consumo altera o estoque. A fabricação gera produtos acabados. Os apontamentos mostram o resultado obtido e os dados posteriormente ajudam na análise dos custos e indicadores.

Quando cada informação está em uma planilha independente, essas relações precisam ser mantidas manualmente ou por meio de fórmulas e configurações específicas.

Quanto maior o número de controles, mais complexa pode ficar essa integração.

A utilização de um ambiente centralizado permite que as informações sejam relacionadas dentro do próprio fluxo produtivo.

A quantidade de recursos não deve ser o único critério

A comparação entre planilha e software não significa que uma opção será sempre superior à outra.

Uma pequena empresa que possui poucos produtos, uma produção simples e baixo volume de movimentações pode manter seus controles em planilhas durante determinado período sem grandes dificuldades.

Por outro lado, uma operação com várias ordens simultâneas, diversos componentes, etapas diferentes e necessidade constante de atualização pode exigir uma estrutura mais robusta mesmo sem possuir um grande número de funcionários.

Por isso, a decisão deve levar em consideração principalmente a complexidade real da produção.

Alguns pontos ajudam nessa avaliação:

• quantas ordens são abertas por período;

• quantos produtos são fabricados;

• quantos materiais precisam ser controlados;

• quantas etapas existem no processo;

• quantas pessoas atualizam os dados;

• quanto tempo é gasto com preenchimentos e conferências;

• com que frequência surgem divergências;

• quanto tempo é necessário para localizar informações;

• quais indicadores precisam ser acompanhados.

Se os controles atuais são simples, confiáveis e atendem às necessidades da operação, a planilha ainda pode cumprir seu papel.

Quando começam a surgir muitas atualizações manuais, informações duplicadas, dificuldade para acompanhar ordens e necessidade constante de consolidar arquivos, avaliar um sistema de controle de produção passa a ser uma alternativa para tornar o acompanhamento mais estruturado e compatível com a evolução da fábrica.

Quais sinais mostram que a planilha está deixando de ser suficiente?

As planilhas podem atender bem uma produção durante determinado período, principalmente quando existem poucos produtos, ordens e movimentações. Entretanto, conforme a operação cresce, alguns sinais começam a indicar que esse formato está exigindo mais trabalho do que deveria.

O problema não está necessariamente na planilha, mas na quantidade de informações que precisam ser registradas, conferidas e compartilhadas diariamente.

Quando localizar uma ordem demora, os saldos de materiais apresentam diferenças ou os indicadores exigem horas de preparação, pode ser o momento de reavaliar a forma como a produção está sendo controlada.

Identificar esses sinais antecipadamente ajuda a empresa a evitar que o excesso de controles manuais se transforme em retrabalho.

Muitas versões do mesmo arquivo

Um dos primeiros sinais aparece quando começam a existir diversas cópias de uma mesma planilha.

É comum encontrar arquivos com nomes como:

• produção atualizada;

• produção final;

• produção revisada;

• produção final 2;

• produção setembro;

• produção nova.

Essa situação pode parecer simples, mas dificulta saber qual documento contém os dados mais recentes.

Se duas pessoas utilizarem versões diferentes, cada uma poderá tomar decisões com base em informações distintas.

Uma planilha pode mostrar uma ordem como concluída, enquanto outra ainda apresenta o processo como em andamento.

Quanto maior a quantidade de pessoas envolvidas, maior pode ser a dificuldade de manter um único arquivo atualizado e utilizado por todos.

Erros frequentes de atualização

Outro sinal importante é o aumento das correções necessárias.

Em controles manuais, uma pequena alteração pode modificar resultados importantes. Uma fórmula apagada, uma célula substituída ou um lançamento realizado na linha incorreta pode interferir nos totais apresentados.

Entre os problemas mais comuns estão:

• quantidades digitadas incorretamente;

• fórmulas modificadas;

• lançamentos duplicados;

• campos não preenchidos;

• datas incorretas;

• materiais registrados na ordem errada.

Em operações com poucas movimentações, esses problemas podem ser encontrados rapidamente.

Porém, quando existem centenas de registros, localizar a origem de uma divergência pode exigir diversas conferências.

Nesse cenário, a equipe passa a dedicar parte do tempo não apenas ao controle da produção, mas também à correção do próprio controle.

Dificuldade para localizar uma ordem de produção

O aumento do número de ordens também pode tornar as pesquisas manuais menos eficientes.

Imagine uma fábrica que começou utilizando uma planilha com 20 ordens por mês. Encontrar uma determinada fabricação nesse volume é relativamente simples.

Se a operação passar a trabalhar com centenas de ordens, a situação muda.

Pode ser necessário utilizar filtros, pesquisar códigos, verificar abas ou consultar arquivos de períodos anteriores.

Além disso, encontrar a ordem não significa necessariamente encontrar todo o seu histórico.

O responsável ainda pode precisar procurar informações relacionadas aos materiais, apontamentos e custos em outras planilhas.

Quando localizar uma informação básica começa a exigir vários passos, existe um sinal de que a estrutura utilizada pode não estar acompanhando o crescimento da operação.

Estoque diferente da necessidade da produção

Produção e materiais possuem uma relação direta.

Antes de iniciar uma fabricação, é necessário saber se existe quantidade suficiente dos componentes necessários.

O problema aparece quando o estoque e a produção utilizam controles separados e nem todas as movimentações são atualizadas ao mesmo tempo.

Considere uma matéria-prima com saldo registrado de 1.000 unidades.

Durante o dia, duas ordens utilizam 300 unidades. Se esse consumo não for informado imediatamente ao arquivo de estoque, o controle poderá continuar mostrando 1.000 unidades, quando fisicamente existem apenas 700.

Uma nova ordem pode ser planejada utilizando o saldo incorreto.

O resultado pode ser a falta de material no meio da fabricação.

Esse tipo de divergência mostra como a ausência de integração entre controles pode afetar diretamente o planejamento.

Indicadores que demoram para ficar prontos

Os indicadores ajudam a entender se a produção está seguindo o planejamento, mas precisam estar disponíveis em tempo adequado para apoiar as decisões.

Quando a empresa utiliza vários arquivos, pode ser necessário reunir dados antes de calcular os resultados.

Para descobrir o percentual de ordens atrasadas, por exemplo, alguém pode precisar:

• localizar os arquivos do período;

• conferir as ordens;

• verificar datas;

• juntar as informações;

• corrigir registros;

• atualizar fórmulas;

• criar a análise final.

Esse processo pode levar tempo.

Em alguns casos, quando o indicador finalmente fica pronto, a situação que ele demonstra já aconteceu há vários dias.

Por isso, a demora na consolidação das informações é outro ponto que merece atenção.

Dependência de uma pessoa específica

Um risco menos evidente aparece quando apenas uma pessoa conhece profundamente as planilhas utilizadas.

Ela sabe:

• quais campos devem ser preenchidos;

• onde estão as fórmulas;

• quais arquivos precisam ser atualizados;

• como os indicadores são calculados;

• quais abas não podem ser alteradas;

• como corrigir determinados erros.

Enquanto essa pessoa está disponível, o controle pode funcionar normalmente.

Porém, se ela estiver ausente ou mudar de função, os demais colaboradores podem encontrar dificuldades para manter o processo.

Quanto mais complexas forem as planilhas, maior pode ser essa dependência.

Um controle produtivo precisa ser compreensível e permitir continuidade das rotinas sem depender exclusivamente do conhecimento individual de um único responsável.

Quando esses sinais indicam necessidade de mudança?

Nenhum desses problemas isoladamente significa que a empresa precisa abandonar imediatamente suas planilhas.

O mais importante é observar a frequência e o impacto das dificuldades.

Se a equipe passa cada vez mais tempo conferindo dados, corrigindo arquivos, procurando ordens e atualizando informações repetidas, pode ser interessante avaliar um sistema de controle de produção.

A mudança deve ocorrer quando a nova solução fizer sentido para a realidade da fábrica e proporcionar um acompanhamento mais adequado ao volume e à complexidade das operações.

Quais recursos avaliar em um Sistema de Controle de Produção?

Escolher um sistema de controle de produção não significa procurar simplesmente a solução com o maior número de funcionalidades.

O ideal é identificar quais recursos realmente estão relacionados aos processos utilizados pela empresa.

Uma indústria que trabalha com diversas etapas produtivas pode possuir necessidades diferentes de uma operação com fabricação mais simples.

Por isso, a avaliação deve começar pelos principais processos que precisam ser acompanhados.

Planejamento e programação da produção

O planejamento é um dos primeiros recursos que devem ser analisados.

A solução precisa ajudar a organizar o que será produzido e em qual período.

Entre as informações importantes estão:

• produtos planejados;

• quantidades;

• datas de início;

• previsões de conclusão;

• prioridades;

• necessidades de materiais;

• capacidade produtiva.

Esse acompanhamento ajuda a empresa a organizar melhor a sequência das atividades.

Se existem várias ordens com diferentes prazos, por exemplo, visualizar as prioridades facilita a definição do que precisa ser produzido primeiro.

Controle das ordens de produção

As ordens transformam o planejamento em atividades que podem ser acompanhadas individualmente.

O recurso deve permitir registrar as principais informações relacionadas a cada fabricação.

É importante verificar se existe facilidade para:

• abrir uma ordem;

• consultar seus dados;

• acompanhar o andamento;

• atualizar a situação;

• registrar quantidades;

• verificar pendências;

• concluir a fabricação.

A situação das ordens precisa ser fácil de identificar.

Assim, os responsáveis podem visualizar quais estão programadas, em andamento, paradas ou concluídas.

Ficha técnica e estrutura dos produtos

Outro recurso relevante é o cadastro da estrutura do produto.

Essa estrutura indica aquilo que é necessário para fabricar cada item.

Pode incluir:

• componentes;

• matérias-primas;

• quantidades;

• etapas produtivas;

• sequência das operações.

Imagine que um produto utilize quatro componentes diferentes.

Ao possuir essa estrutura cadastrada, a empresa consegue utilizar essas informações como referência sempre que uma nova produção for planejada.

Isso reduz a necessidade de calcular manualmente as necessidades em cada ordem.

Controle dos materiais

A disponibilidade dos materiais precisa acompanhar as necessidades da fabricação.

Por isso, é importante avaliar como o software relaciona produção e estoque.

O acompanhamento pode envolver:

• matéria-prima necessária;

• saldo disponível;

• quantidade utilizada;

• movimentações;

• necessidade de reposição.

Essa relação permite analisar antecipadamente se existem materiais suficientes para executar determinada ordem.

Também facilita a comparação entre aquilo que estava previsto e o consumo efetivamente registrado.

Apontamento da produção

O apontamento mostra aquilo que realmente aconteceu durante o processo produtivo.

Esse recurso é fundamental porque o planejamento, sozinho, não informa o resultado obtido.

Durante a execução, podem ser registrados:

• quantidade produzida;

• quantidade perdida;

• materiais consumidos;

• tempo utilizado;

• etapas concluídas;

• saldo restante da ordem.

Considere uma ordem planejada para 600 unidades.

Se foram concluídas 450 e registradas 10 perdas, essas informações precisam aparecer claramente no acompanhamento.

Assim, a empresa sabe quanto já foi produzido e quanto ainda precisa ser executado.

Registro de perdas

As perdas precisam ser analisadas separadamente porque podem indicar oportunidades de melhoria.

Se determinado produto apresenta continuamente um volume elevado de refugos, essa informação pode ajudar a investigar o processo.

O registro deve permitir comparar diferentes períodos, produtos ou etapas.

Dessa forma, a empresa pode identificar onde as ocorrências estão concentradas e avaliar possíveis causas.

Acompanhamento dos tempos produtivos

O tempo de produção também influencia diretamente o planejamento.

Uma etapa prevista para durar uma hora pode, na prática, consumir duas.

Se isso acontecer frequentemente, as futuras programações podem estar utilizando uma referência inadequada.

Registrar os tempos reais ajuda a melhorar gradualmente as previsões.

Também permite identificar etapas que estão consumindo mais tempo do que o esperado.

Custos previstos e realizados

Outro ponto importante é avaliar se a solução ajuda a acompanhar os custos envolvidos na fabricação.

O custo previsto representa aquilo que a empresa estima antes da produção.

Já o realizado considera aquilo que efetivamente ocorreu.

Diferenças podem surgir devido a:

• consumo maior de materiais;

• perdas;

• alterações no processo;

• variações de quantidade;

• tempos diferentes do planejado.

A comparação ajuda a identificar onde os resultados ficaram diferentes da previsão.

Indicadores para acompanhar a eficiência

Os dados registrados ao longo da produção também podem gerar indicadores importantes.

Entre os principais estão:

• quantidade planejada e realizada;

• produtividade;

• índice de perdas;

• ordens abertas;

• ordens concluídas;

• ordens atrasadas;

• tempo médio de produção;

• consumo de materiais;

• cumprimento de prazos.

Um bom sistema de controle de produção deve ajudar a transformar os registros da rotina em informações que possam ser consultadas e analisadas.

Mais do que possuir muitos relatórios, o importante é que os indicadores realmente ajudem a responder perguntas da operação, como quais ordens estão atrasadas, onde existem perdas, quanto foi produzido e quais etapas apresentam maior diferença entre o planejado e o realizado.

Como o software ajuda a integrar produção, estoque e compras?

Produção, estoque e compras estão diretamente relacionados. Quando uma empresa planeja fabricar determinado produto, precisa saber quais materiais serão necessários, quanto já possui disponível e o que precisará adquirir para executar a programação.

Quando essas informações ficam separadas, existe maior necessidade de consultas e atualizações manuais. A produção pode trabalhar com uma quantidade prevista enquanto o estoque apresenta outro saldo e o setor responsável pelas compras utiliza dados diferentes para definir as aquisições.

Um sistema de controle de produção ajuda a aproximar essas informações, permitindo que as necessidades da fabricação sejam analisadas em conjunto com os materiais disponíveis.

Essa integração facilita o planejamento e ajuda a reduzir situações como compras desnecessárias, falta de matéria-prima e interrupções causadas por materiais indisponíveis.

Identificação da necessidade de materiais

Antes de iniciar uma fabricação, é necessário descobrir quais materiais serão consumidos.

Essa necessidade pode ser calculada com base na estrutura cadastrada de cada produto e na quantidade programada.

Imagine que determinada peça utilize:

• 2 kg de matéria-prima A;

• 3 componentes B;

• 1 componente C.

Se a programação prevê a fabricação de 100 unidades, a empresa poderá calcular antecipadamente a necessidade de cada item.

Nesse exemplo, seriam necessários:

• 200 kg da matéria-prima A;

• 300 unidades do componente B;

• 100 unidades do componente C.

Esse cálculo ajuda a transformar a programação da produção em uma necessidade concreta de materiais.

Em vez de verificar os itens somente quando a fabricação estiver prestes a começar, a empresa consegue antecipar aquilo que precisará estar disponível.

Consulta ao estoque antes das compras

Identificar quanto será necessário é apenas uma parte do processo.

O próximo passo consiste em verificar quanto já existe em estoque.

Se a fábrica necessita de 500 unidades de determinado componente e possui 420 disponíveis, não é necessário adquirir outras 500 unidades. A diferença real é menor.

Por isso, a consulta ao estoque é importante para evitar compras baseadas apenas na quantidade total prevista para a produção.

O planejamento precisa considerar:

• necessidade total;

• quantidade disponível;

• materiais já reservados;

• movimentações previstas;

• estoque mínimo ou de segurança.

Esses fatores ajudam a chegar a uma necessidade de compra mais próxima da realidade.

Como planejar melhor as compras?

Uma compra eficiente não depende apenas da quantidade que falta.

Também é necessário considerar quando o material será utilizado e quanto tempo o fornecedor leva para realizar a entrega.

Suponha que uma matéria-prima seja necessária dentro de dez dias, mas o fornecedor normalmente demore quinze dias para entregá-la.

Mesmo que ainda exista algum saldo disponível, a compra pode precisar ser antecipada para evitar uma interrupção futura.

Entre as informações que ajudam no planejamento estão:

• quantidade necessária para as ordens;

• saldo atual;

• consumo previsto;

• prazo de entrega;

• estoque de segurança;

• data programada para início da fabricação.

Essa análise permite organizar melhor o momento e a quantidade de cada aquisição.

Também ajuda a evitar o problema contrário: comprar muito antes da necessidade e aumentar excessivamente o volume armazenado.

Estoque de segurança e continuidade da produção

O estoque de segurança funciona como uma quantidade adicional destinada a reduzir o impacto de imprevistos.

Esses imprevistos podem envolver aumento inesperado da demanda, consumo acima do planejado ou atraso de fornecedores.

Entretanto, essa reserva não deve ser tratada como uma quantidade fixa escolhida sem análise.

Cada material pode possuir características diferentes de consumo e reposição.

Itens com prazo longo de entrega, por exemplo, podem exigir uma atenção diferente daqueles que são encontrados rapidamente.

Relacionar a programação da produção ao estoque disponível ajuda a empresa a definir compras com maior antecedência e reduzir decisões emergenciais.

Consumo dos materiais durante a produção

Depois que a ordem começa, os materiais efetivamente utilizados precisam ser registrados.

Esse acompanhamento permite entender quanto foi consumido na fabricação e comparar o resultado com aquilo que estava previsto.

Imagine que a estrutura de determinado produto indique um consumo esperado de 300 kg.

Ao finalizar a ordem, foram utilizados 325 kg.

A diferença de 25 kg pode estar relacionada a perdas, ajustes do processo ou outras situações que precisam ser analisadas.

Registrar o consumo também contribui para manter os saldos mais próximos da realidade.

Quando os materiais utilizados são relacionados às próprias ordens, torna-se mais fácil identificar em quais produtos ou fabricações ocorreu determinado consumo.

Entrada do produto acabado

A integração não termina quando os materiais são retirados do estoque.

Quando a fabricação é concluída, o produto acabado passa a fazer parte dos itens disponíveis da empresa.

Se uma ordem foi aberta para produzir 500 unidades e todas foram concluídas, o controle deve registrar esse resultado.

Caso tenham sido finalizadas somente 480 unidades, é essa quantidade efetivamente produzida que precisa ser considerada.

Esse fluxo cria uma relação lógica:

• materiais estão disponíveis;

• materiais são utilizados na fabricação;

• a produção é realizada;

• produtos acabados são gerados;

• novas quantidades ficam disponíveis para utilização ou venda.

Um sistema de controle de produção pode ajudar a manter essas informações relacionadas, reduzindo a necessidade de registrar o mesmo acontecimento em vários controles separados.

Exemplo prático da integração

Considere uma ordem que exige 1.000 kg de determinada matéria-prima.

Antes de liberar a fabricação, a empresa consulta o estoque e encontra 650 kg disponíveis.

O cálculo inicial mostra:

• necessidade da ordem: 1.000 kg;

• quantidade disponível: 650 kg;

• quantidade adicional necessária: 350 kg.

A partir dessa informação, é possível avaliar a compra dos 350 kg restantes, considerando também o prazo de entrega do fornecedor e a data programada para iniciar a fabricação.

Sem essa comparação antecipada, a empresa poderia descobrir a falta dos 350 kg somente depois de começar a produzir.

A integração permite transformar os dados da programação em informações úteis para estoque e compras, criando um fluxo mais organizado entre as áreas.

Quais indicadores ajudam a avaliar o desempenho da produção?

Registrar dados é importante, mas o verdadeiro valor dessas informações aparece quando elas são utilizadas para avaliar resultados.

Os indicadores ajudam a responder perguntas essenciais, como: a quantidade planejada está sendo produzida? Existem muitas perdas? As ordens estão sendo concluídas dentro do prazo? O consumo de materiais está acima do esperado?

Acompanhar esses dados permite identificar desvios e entender melhor o comportamento da operação.

Planejado x realizado

A comparação entre planejado e realizado mostra se a produção está alcançando as quantidades previstas.

Considere uma programação de 2.000 unidades para determinado período.

Se foram concluídas 1.850 unidades, houve uma diferença de 150 unidades.

A partir daí, a empresa pode investigar os motivos.

A diferença pode estar relacionada a:

• falta de material;

• perdas;

• atrasos;

• capacidade insuficiente;

• interrupções;

• alterações na programação.

O indicador não explica sozinho a causa, mas ajuda a mostrar onde existe algo que merece atenção.

Quantidade produzida

Acompanhar o volume produzido por período ajuda a entender a capacidade e o ritmo da operação.

A análise pode ser feita por:

• dia;

• semana;

• mês;

• produto;

• ordem;

• etapa.

Também é possível comparar diferentes períodos para identificar variações.

Uma queda constante na quantidade produzida pode indicar uma mudança na demanda, algum gargalo ou necessidade de investigar o processo.

Índice de perdas

As perdas representam materiais ou produtos que não geraram o resultado esperado.

O acompanhamento desse indicador ajuda a identificar desperdícios e refugos.

Por exemplo, se foram iniciadas 1.000 unidades e 40 precisaram ser descartadas, existe uma perda de 4%.

Ao acompanhar esse percentual ao longo do tempo, a empresa pode verificar se determinada etapa, produto ou período apresenta maior ocorrência.

Essa informação auxilia na busca por melhorias.

Tempo de produção

O tempo mostra quanto cada ordem ou etapa demora para ser executada.

Se uma atividade normalmente é planejada para quatro horas, mas leva seis na prática, existe uma diferença que deve ser considerada nos próximos planejamentos.

A análise dos tempos também pode ajudar a encontrar gargalos.

Uma etapa que demora muito mais do que as demais pode limitar o ritmo de todo o processo.

Com dados históricos, as previsões futuras podem se tornar mais próximas da realidade.

Cumprimento dos prazos

Outro indicador importante é o percentual de ordens finalizadas dentro da data prevista.

Se foram concluídas 100 ordens durante determinado período e 85 terminaram no prazo, a empresa possui uma visão objetiva do cumprimento da programação.

As ordens atrasadas podem ser analisadas individualmente para identificar causas recorrentes.

Entre elas podem estar:

• falta de matéria-prima;

• alterações de prioridade;

• problemas em determinadas etapas;

• planejamento inadequado;

• tempo de execução maior do que o previsto.

Consumo previsto e realizado de materiais

Comparar o consumo planejado com o consumo real ajuda a identificar variações no uso das matérias-primas.

Se uma fabricação previa utilizar 500 kg e consumiu 560 kg, os 60 kg adicionais precisam ser compreendidos.

A diferença pode representar perdas, desperdícios ou uma estrutura de produto que precisa ser revisada.

Quando esse indicador é acompanhado continuamente, torna-se mais fácil identificar padrões de consumo fora do esperado.

Custo de produção

Os custos também ajudam a avaliar o desempenho.

A fabricação pode envolver matérias-primas, componentes e diferentes processos que influenciam o valor final.

Comparar custo previsto e realizado permite identificar variações.

Se determinado produto começa a apresentar custos maiores em várias ordens consecutivas, a empresa pode investigar fatores como consumo adicional de materiais, perdas ou mudanças no processo.

O objetivo é compreender de onde surgem as diferenças e utilizar essa informação no planejamento.

Ordens em andamento e atrasadas

A quantidade de ordens abertas também merece acompanhamento.

Ter várias ordens em andamento não significa necessariamente maior produtividade. Em alguns casos, pode indicar que muitos processos foram iniciados e poucos foram concluídos.

Por isso, é importante observar:

• ordens planejadas;

• ordens iniciadas;

• ordens concluídas;

• ordens atrasadas;

• ordens paradas.

Quando muitas fabricações permanecem concentradas em determinada etapa, pode existir um gargalo.

O sistema de controle de produção ajuda a reunir esses registros para que a empresa acompanhe não apenas quanto está produzindo, mas também onde estão os principais desvios entre planejamento e execução.

Como escolher entre planilha e Sistema de Controle de Produção?

A escolha entre planilha e sistema de controle de produção deve partir da realidade da empresa. Não existe uma regra que determine que toda operação pequena precisa utilizar planilhas ou que toda indústria em crescimento deve adotar imediatamente um software.

O mais importante é entender se o modelo utilizado atualmente consegue acompanhar a quantidade de informações, as etapas produtivas e as necessidades de controle sem provocar excesso de trabalho manual.

Em algumas empresas, uma planilha simples pode continuar atendendo bem durante bastante tempo. Em outras, o aumento da quantidade de produtos, materiais e ordens faz com que os arquivos fiquem cada vez mais complexos.

Por isso, antes de tomar uma decisão, é importante analisar alguns fatores da operação.

Avalie o volume da produção

O primeiro ponto é observar quanto a empresa produz e quantas informações precisam ser acompanhadas diariamente.

Uma operação que abre poucas ordens por mês possui uma necessidade diferente de outra que precisa administrar dezenas ou centenas de fabricações simultaneamente.

Alguns dados podem ser utilizados nessa avaliação:

• quantidade de ordens abertas por período;

• número de produtos fabricados;

• frequência de fabricação;

• quantidade de movimentações de materiais;

• número de apontamentos realizados;

• quantidade de ordens em andamento ao mesmo tempo.

Quanto maior o volume, maior tende a ser a necessidade de registrar, atualizar e consultar informações.

Imagine uma empresa que trabalha com apenas cinco produtos e abre dez ordens por mês. Uma planilha organizada pode ser suficiente para registrar datas, quantidades e andamento das atividades.

Agora considere uma fábrica com 200 produtos cadastrados e várias ordens abertas diariamente.

Nesse cenário, a quantidade de linhas, filtros, abas e arquivos pode crescer rapidamente. Localizar determinadas informações também passa a exigir mais tempo.

Portanto, não é apenas o tamanho físico da empresa que deve ser considerado, mas principalmente o volume de dados gerados pela operação.

Analise a complexidade dos produtos

Dois produtos podem exigir níveis completamente diferentes de controle.

Um item simples pode utilizar poucas matérias-primas e passar por apenas uma etapa antes de ficar pronto.

Outro pode exigir dezenas de componentes e percorrer diferentes processos até sua conclusão.

Quanto maior o número de elementos envolvidos, mais informações precisam ser relacionadas.

Entre os pontos que devem ser observados estão:

• quantidade de matérias-primas;

• número de componentes;

• etapas produtivas;

• produtos intermediários;

• tempos de fabricação;

• perdas possíveis;

• diferentes sequências de produção.

Imagine um produto composto por 20 materiais e cinco etapas.

Para acompanhar sua fabricação em planilhas, pode ser necessário controlar separadamente a disponibilidade dos materiais, o andamento das etapas, a quantidade produzida, as perdas e o consumo realizado.

Se a empresa possui vários produtos com esse nível de complexidade, manter todas essas relações manualmente pode exigir um esforço considerável.

Um controle mais estruturado tende a se tornar mais importante conforme aumenta a quantidade de informações relacionadas a cada item produzido.

Observe quanto trabalho manual existe na rotina

Outro critério importante é analisar quanto tempo a equipe dedica à manutenção dos controles.

Em muitos casos, o problema não está na quantidade de planilhas, mas no número de tarefas manuais necessárias para mantê-las atualizadas.

É importante verificar quanto tempo é utilizado para:

• preencher arquivos;

• atualizar saldos;

• copiar informações;

• conferir dados;

• corrigir divergências;

• atualizar fórmulas;

• localizar registros;

• elaborar relatórios.

Considere uma situação em que a quantidade produzida precisa ser registrada primeiro em uma planilha de apontamentos.

Depois, essa mesma informação precisa ser copiada para o controle da ordem e utilizada para atualizar outro arquivo relacionado aos produtos acabados.

São vários passos para registrar um único acontecimento.

Quando esse processo ocorre poucas vezes, pode não representar uma grande dificuldade.

Mas, quando centenas de movimentações precisam ser realizadas, o tempo gasto com atividades administrativas aumenta significativamente.

Nesse momento, avaliar um sistema de controle de produção pode ajudar a entender se parte dessas tarefas pode ser centralizada.

Faça um diagnóstico dos problemas atuais

Antes de escolher uma nova forma de controle, é importante identificar quais problemas a empresa pretende resolver.

A adoção de um software não deve acontecer apenas porque ele possui mais recursos.

Primeiro, é necessário entender quais dificuldades existem atualmente.

Um checklist simples pode ajudar nessa análise:

• existem erros frequentes no saldo dos materiais?

• materiais importantes estão faltando durante a fabricação?

• ordens costumam ficar atrasadas?

• existem informações duplicadas?

• diferentes arquivos apresentam dados divergentes?

• calcular custos exige muitas conferências?

• é difícil consultar o histórico de uma ordem?

• os indicadores demoram para ficar disponíveis?

• localizar uma informação antiga leva muito tempo?

• a equipe precisa atualizar o mesmo dado em vários locais?

Quanto maior o número de respostas positivas, maior pode ser a necessidade de revisar a estrutura utilizada.

O objetivo é entender se as dificuldades são ocasionais ou se fazem parte da rotina.

Erros de saldo e falta de materiais

Um dos problemas que merecem atenção é a divergência entre o estoque registrado e a quantidade realmente disponível.

Quando o consumo da produção não é atualizado no momento correto, a empresa pode planejar novas ordens considerando materiais que já foram utilizados.

Essa diferença pode resultar em interrupções.

Se a situação ocorre frequentemente, é importante avaliar como produção e estoque estão compartilhando suas informações.

A solução escolhida deve facilitar essa comunicação e reduzir a necessidade de repetir lançamentos.

Ordens atrasadas e dificuldade de acompanhamento

Outro sinal importante aparece quando é difícil saber quais ordens estão atrasadas ou próximas do vencimento.

Uma empresa pode ter dezenas de fabricações abertas ao mesmo tempo.

Se for necessário verificar linha por linha de uma planilha para identificar prioridades, o acompanhamento se torna mais demorado.

Nesse cenário, o problema não é apenas o atraso em si, mas a dificuldade de visualizar antecipadamente onde ele pode acontecer.

Ter informações organizadas facilita a definição de prioridades.

Falta de histórico

O histórico permite entender o que aconteceu em produções anteriores.

A empresa pode precisar descobrir, por exemplo:

• quanto foi produzido;

• quanto foi perdido;

• quais materiais foram consumidos;

• quanto tempo a ordem levou;

• quando a fabricação terminou.

Se esses dados estiverem espalhados em vários arquivos, a pesquisa pode ser demorada.

Quanto mais importante for a rastreabilidade para a operação, maior deve ser a atenção dada à forma como essas informações são armazenadas.

Considere o crescimento da operação

Uma solução pode atender perfeitamente às necessidades atuais, mas se tornar limitada quando a empresa cresce.

Por isso, também é importante considerar aquilo que pode acontecer nos próximos períodos.

A empresa pretende aumentar a quantidade de produtos?

Espera receber mais pedidos?

Novas etapas serão adicionadas ao processo?

Mais pessoas precisarão acessar os controles?

Se a resposta for positiva, a estrutura escolhida deve conseguir acompanhar esse crescimento sem tornar o processo excessivamente complicado.

Criar novas planilhas sempre que surgir uma necessidade pode funcionar durante algum tempo, mas também pode resultar em uma estrutura cada vez mais difícil de administrar.

O ideal é buscar um equilíbrio entre aquilo que a empresa necessita hoje e o que provavelmente precisará controlar futuramente.

Faça uma análise de custo-benefício

Ao comparar planilha e software, olhar apenas para o preço da solução pode levar a uma análise incompleta.

As planilhas podem apresentar um custo inicial menor, mas é necessário observar quanto trabalho existe para mantê-las funcionando.

O custo da operação também pode estar relacionado ao tempo utilizado em tarefas manuais.

Por isso, vale avaliar:

• horas gastas com preenchimentos;

• tempo dedicado à conferência;

• correção de erros;

• retrabalho;

• perdas decorrentes de informações incorretas;

• atrasos;

• compras emergenciais;

• dificuldade para planejar;

• tempo necessário para gerar relatórios.

Imagine que várias pessoas utilizem algumas horas por semana apenas para reunir, atualizar e conferir diferentes controles.

Esse tempo também representa um custo operacional.

Da mesma forma, uma divergência de estoque que provoque a interrupção de uma ordem pode gerar impactos que vão além do valor do material.

Quando permanecer com as planilhas?

A empresa pode continuar utilizando planilhas quando elas ainda oferecem controle suficiente para a realidade da operação.

Isso tende a acontecer quando existem:

• poucas ordens;

• poucos produtos;

• processos simples;

• baixo volume de movimentações;

• poucos responsáveis pelos registros;

• facilidade para atualizar os dados;

• poucas divergências;

• necessidade limitada de integração.

Se as informações são encontradas rapidamente, os dados permanecem confiáveis e a equipe não precisa realizar muitas atividades repetitivas, a mudança pode não ser necessária naquele momento.

Quando avaliar a adoção de um software?

Um sistema de controle de produção começa a fazer mais sentido quando o crescimento das informações transforma a manutenção das planilhas em uma atividade complexa.

A empresa pode considerar essa mudança quando percebe aumento constante de:

• retrabalho;

• arquivos paralelos;

• ordens simultâneas;

• movimentações;

• divergências;

• necessidade de indicadores;

• consultas ao histórico;

• controles interligados.

Também é importante considerar se a equipe consegue visualizar rapidamente aquilo que está acontecendo na produção.

A melhor escolha é aquela que reduz dificuldades reais da operação, facilita o acompanhamento e permite que os dados sejam utilizados para planejar e controlar a fabricação com mais segurança.

 

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